施工單位函件書寫技巧:函件風險、分類與經驗分享-工保網

一、函件不當引發的風險

1、承包商因未書面告知業主設計存在缺陷而承擔質量責任事故損失賠償。

在某承包商與業主的施工合同中約定，承包商有義務對業主提供的設計圖紙進行審查，如設計圖紙存在錯誤而承包商未向業主書面指出的，從而造成的損失由承包商承擔。

施工合同簽訂后，承包商依約對圖紙審核，發現設計圖紙中上水管道的鏈接方式存在問題，設計的鏈接方式不符合設計規范要求，存在質量隱患，承包商遂向業主和監理口頭表示對設計的異議和擔憂，但是業主考慮到工期緊張，對承包商提出的問題未予理會。

工程竣工交付后，果然因該設計隱患造成建筑物在質保期內發生漏水事故，業主依據施工合同向承包商提出索賠。承包商因未能提供證據證明其已經向業主提出設計缺陷而被迫承擔了賠償責任。

2、承包商在催款函件中沒有提及工期延長導致項目工期延長責任風險。

根據《合同法》、《民法》等法律規定，業主未能按照合同約定時間或要求向承包商交付場地、資金、材料、設備、技術資料等，承包商有權工期延長。但是在司法實踐中，單純的欠付工程進度款未必必然導致工期延長，而是既存在業主欠付工程款的事實，又存在承包商因業主欠款告知業主工期延長的行為，兩者結合才能工期延長。

在某承包商施工的項目中，業主采用故意降低已完產值審核金額的方式減少進度款支出，盡管承包商在很多函件、會議中以各種方式向業主主張產值確認不足的問題，但是近四年的工期，承包商從未在函件中將產值確認不足與工期延長聯系起來，從而導致工期延長的責任風險。

3、在函件擬定中喪失原則立場給承包商造成非常不良的后果

施工中因業主資金不足，無法按照施工合同約定的付款比例向承包商支付進度款，業主在面對承包商的請款函件時，要求承包商更改函件內容，把原來承包商按照實際進度請款的函件內容改為按照業主能夠支付的進度款金額反推承包商的請款內容。

承包商一些負責人為了維系與業主的關系，便按照業主的要求照單全收，造成的結果是承包商墊付的工程款越來越多，引發整個公司的資金緊張，無法向業主要錢便克扣勞務費用、分包商費用，進而引發大規模項目農民工鬧事、停工，不僅給公司造成災難性后果而且到最終業主還要追究承包商的工期責任。

4、因資料丟失導致權利無法維護

施工項目無論最終結算還是訴訟結算，其請求金額完全依靠證據資料，但是丟失資料的情況在施工企業中非常普遍，尤其是經濟效益差、結算時間長的公司或項目，丟失資料更是家常便飯，資料齊全倒是新鮮事。有的是個別資料找不到，有的是成盒的資料找不到，有的是所有資料全找不到；有的是被自己搞丟了，有的是交給業主后被業主、審計搞丟了。

二、擬發函件的簡單分類

函件與協議的區別

向對方表述某個事實或表達某個觀點的，都可以稱之為函件。如工作聯系函、通知、回函、簽證單、索賠函等等。函件的特點是單方面的意見，協議或者合同是多方當事人就某些問題達成一致。函件可以構成協議，如我方向對方提出某個建議或申請，對方回函表示同意；如果我方向對方提出某個建議或申請，對方回函給予新的金額，則我方享有選擇權，即選擇同意對方的意見或不同意對方意見。

經常書寫函件分類

我們經常書寫的函件主要有兩種作用：

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一是信息傳遞作用，相對方閱讀我們函件能夠對我們的行為表示理解，對我們的主張表示認可，即函件的作用在于說服對方。

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二是起到證據作用，因為建設工程施工合同會約定有大量的逾期失權條款和告知、提醒義務的條款，如索賠的逾期失權、甲供材交付的告知義務、設計缺陷的告知義務、業主指令無法執行的告知義務等等，這些函件的發送目的并非要說服對方，而是證明承包商已經履行了合同中的某些義務或手續要求，以保留將來和業主進一步討論是非的權利

三、函件書寫的經驗分享

函件起草者在書寫函件之前首先要搞清楚函件目的是什么，是起到證據作用還是信息傳遞作用？證據作用與信息傳遞兩者之間最本質的區別是證據作用的函件是暫時不解決矛盾、不引起沖突，即矛盾后移；而信息傳遞作用的函件不是矛盾后移而是在當下就要有誰是誰非的結論。對于不同函件如何書寫呢？

1、起到證據作用的函件。

函件中應寫明發函人主張過的內容，其他方面則是點到即可。

例如，施工合同約定因業主原因發生停窩工的，承包商應當在14天內向業主提出工期索賠和費用索賠，逾期未提出的視為事件對工期和價款沒有影響。

當真的發生停窩工事件時，承包方會很糾結，如果不發索賠函，按照合同便失去了索賠權利，失去索賠權的結果并非單純失去索賠權，還包括如果不能在合同約定工期內完成施工需要向業主承擔工期違約責任。如果發函了，則有可能惡化項目經理與業主代表的關系，特別是有的項目工期非常緊張，如果業主收到承包方工期延長的報告則有可能非常惱火。

那么這種函件在書寫時，應當點到即可。

1

首先，函件的題目應避免“索賠”等刺激對方的字詞，而是改為“請示”、“請求”、“匯報”等相對謙恭的字眼；

2

其次，函中僅寫明因為某事對工期造成什么影響且增加成本等等即可，而不是強調因為某事項目合同工期必須延長多少天、業主必須賠償多少錢等。

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最后，有時候為了降低業主惡感，上述類似的工期延長、損失賠償的函件，都沒有必要單獨成為一個函件，完全可以和其他內容合并成一個函件，在闡述其他內容的函件中順便提及索賠事宜。

2、信息傳遞作用的函件。

信息傳遞分為一般信息傳遞和重大信息傳遞。一般信息傳遞，主要是一些正常的工作交流。重要信息傳遞，其實是通過說理讓對方接受己方觀點，之所以他要說服對方是因為雙方爭議很大，之所以要必須說服對方是因為如果對方不接受我方觀點則我方損失會很大。所以，說服對方是一個很大的策劃，而往來函件與商務談判共同構成商業交易的磋商環節。因此，在函件發出之前首先應進行策劃先做什么后做什么，也就是打組合拳而不是走一步看一步。在策劃過程中一般要考慮以下幾點：

1

我方目標是什么？

2

對方對我方目標的接受度？

3

達到目標的理論依據是什么？

4

如果對方不接受目標我方的后續手段是什么？

5

如果我們實施了后續手段對方的反制措施是什么？

6

我們如何來化解對方的反制措施？

用一個簡單案例做具體說明。例如某項目合同價格低，由于施工過程中材料價格上漲、工期延長等，導致虧損五千萬元，承包商希望業主承擔五千萬元損失。如此高金額的索賠業主一般都不會同意，所以承包商只是單純地向業主闡述請求業主合同外支付五千萬元是沒有作用的。所以必須先進行策劃后具體開展。具體為：

1

我們的目標是業主合同外增加結算五千萬元。雖然目標是五千萬元，但是不可能向業主說因為承包商報價低所以業主補償五千萬元。而是依據合同、依據事實歸納出一個“體面”的理由請求業主支付五千萬元。如停窩工補償、改變合同約定的調差條款增加承包商價款、以簽證或認價的方式增加價款五千萬元。當然，從將來“談價還價”的角度考慮，訴求金額必須高于五千萬元。

2

當承包商提出主張后，業主項目公司肯定不認同承包商索賠。因為項目公司根本沒有權利確認如此高的索賠金額，而且一旦認同了承包商索賠，就意味著業主需要增加投資，業主項目公司管理人員可能要承擔管理責任，再加上承包商的大部分訴求本身也缺乏合同依據和事實依據，造成承包商的上述索賠訴求很難得到業主的認可。

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找到承包商訴求的理論依據。承包商只有找到支撐訴求的依據才能占領談判的道德制高點。例如，因業主原因工期延長造成降效、因業主原因工期延后價格上漲、實際施工與工程量清單項目特征不符應當重新批價等等。

4

如果業主不接受承包商的索賠要求，承包商還有什么后續手段？業主不接受承包商的索賠訴求無外乎兩點原因，要么承包商的索賠理由不充分，要么承包商缺少對業主的制約手段，孫律師認為后者居于更重要的地位。因此索賠策劃必須考慮后續手段。承包商能夠考慮的后續措施主要是停工、解約。如果停工要考慮全面停工或局部停工，停自施部分還是停非自施部分；如果解約要考慮未施工部分的盈虧。但是不管停工還是解約，承包商均應當符合合同約定和法律規定，禁止違法停工、違法解約。

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當承包商向業主提出停工解約，業主的反制措施一般包括五點：一是停止支付工程款；二是向承包商發律師函；三是向承包商上級單位投訴；四是運作地方政府以維穩的名義對承包商施壓；五是威脅沒收銀行保函。承包商需要提前對業主的反制措施進行預判，并做好準備工作。

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如何避免我們的違約責任，主要是工期責任；提前與領導進行溝通匯報，促使領導理解項目做法。

只有策劃工作做得好，函件才能寫得好。沒有策劃的函件就如同無頭蒼蠅，是不可能得到預定效果的。