試論如何完善工程項目檔案的管理

　　【論文關鍵詞】工程項目　檔案管理　問題　對策

　　【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。

　　工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
　　1. 工程檔案管理的重要意義
　　1.1 完善工程實施狀態,確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式,由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
　　1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
　　1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業主需要的,符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
　　2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
　　2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。
　　2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點。總的來說,每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環節。
　　2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現代企業制度要求,推動企業施工檔案管理科學化、規范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業實現科學化、規范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業、畢業時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業科學化、規范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
　　2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。
　　3. 結語
　　相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
　　
　　參考文獻
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一、注意歸檔范圍全面性
歸檔范圍可細分為十二項，但一般分五大項即可：1、工程準備階段文件，此階段的文件主要是立項、建設用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測繪、設計、招投標及各類合同，關鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項目建議書，可行性報告，項目申請及批復等，移交時均需要原件；2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過程記錄，設計變更記錄、技術變更聯系單，材料簽證的及時得保存，還有水電設備安裝的測試記錄，試運行記錄，平時沒有及時收集保存資料，將在整檔移交時帶來很大的補救工作量；3、監理文件，此類文件特別是監理月報、一定要原件并及時存檔，監理規劃，實施細則按要求保存原件；4、竣工圖、竣工驗收文件此兩類文件容易保存，但往往對工程概算書與工程驗收會議記錄的保存容易疏忽，要注意。
二、注意平時歸檔的方法
在整理工程檔案材料時，平時一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號，標識要明顯,易于保管查找,凡生產經營過程發生的文字記錄均應保存，歸檔及時并平時做好目錄整理，同時及時督促各項目部資料員及時報送資料,相互配合,在以后移交文件整理時起到事半功倍的效果。
三、工程檔案管理過程中，資料保管最好由專人負責，輕意不要換人，資料員要有強烈的工作責任心，最好是全程跟蹤工程的進展，對材料的試驗報告，出廠證明合格證等在平時就應及時保存，在對工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數。
四、臨近移交日期積極與建設檔案局聯系，根據當地建設檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請延期，做到及時溝通,避免不必要處罰。
五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個檔案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是對南國名城工程檔案整理、移交的點滴體會，希望對從事此項工作的同仁有所幫助。

基建工程項目檔案是企業科技檔案的重要組成部分，也是全面鑒定工程建設全過程的真實記錄和質量控制與評定的重要依據。隨著國民經濟的發展和企業技術改進的不斷深入，基建項目和技術改造項目不斷的發展，做好基建工程項目資料管理工作是提高基建工程項目質量的一項非常重要的基礎工作。做好基建項目檔案工作，是項目最終順利通過竣工驗收，確保項目生產運營合法合規。
隨著項目工程建設的不斷發展，基建檔案在項目中的價值越來越重要，眾所周知，檔案是記錄工程建設所產生的資料，通過對項目施工中的數據進行收集、整理以及分析，為項目管理部門提供精確的數據，如果項目中存在問題，檔案管理部門可以及時發展這一問題，并且為施工部門提供問題出現的原因，及時的制定措施，解決問題，從而保證工程建設的質量。另一方面，在工程驗收工作中，檔案記錄著工程設計、施工以及材料的型號等數據，為用戶提供全面的信息，能夠在工程竣工中為建設雙方提供精確的數據來說明工程的質量。如果工程出現問題，還可以從檔案中找出問題的原因，方便工程的維護。因此，基建檔案在工程項目中發揮著重要的作用。本文就基建工程項目檔案管理工作的重要性進行分析，從而使基建檔案工作受到項目管理部門的重視。
二、基建工程項目檔案的重要性和必要性
在項目建設中，需要對施工隊伍、建設成本以及施工材料設備等進行管理，而基建檔案正是記錄這些管理中產生的數據，從而使項目管理有條不紊的進行，是施工企業重要的信息來源，檔案說明著項目質量的好壞，為工程建設提供施工信息，成本支出情況以及施工材料設備的使用狀況等，為工程管理部門調整管理措施提供依據。同時，檔案是施工企業重要的資產，是施工企業在發展過程中重要的體現。
三、基建工程項目檔案的特點
(一)涉及單位和部門多
基建工程項目涉及單位包括：行政許可、設計、勘察、招投標、施工、監理、材料、設備等許多相關單位，這些文件資料來自不同的單位和部門，這就需要各有關部門按照文件資料管理的相關規定，積極參與工程項目文件資料的收集、歸檔與管理，檔案管理人員要與相關部門的人員密切配合，發揮監督、指導作用。
(二)文件資料、圖紙量大、類型較多
每一個階段都會產生大量文件資料，除了比較常見的紙質文件外，還有許多其他類型資料，如：反應工程項目進行過程實況的照片、錄像、電子文件原文信息等資料;專業性體現在基建檔案的形成領域和內容性質都具有鮮明的專業性;基建工程項目成套性則是以一個獨立的工程項目為對象進行的，伴隨著基建工程項目的進行規律性的形成了一系列相關的文件資料;現實性是指它具有較強的現實使用性，在較長時期內發揮現行效用。這些文件資料是整個工程中的重要資料，具有很大的使用價值，如果項目檔案收集不齊全，整理不規范，保管不安全都會直接影響建設項目發揮的最大效益，給以后的工程改擴建帶來很大的影響。
(三)文件資料形成的周期長
基建工程項目的建設周期較長，這是眾所周知的，特別是大中型工程項目的建設周期更長，有的可能需要經過幾年的時間才能竣工驗收。一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、監理、采購、竣工驗收等多階段，在此過程中形成的文件要經過主管機關、建設單位、施工單位、監理單位、采購單位、設計單位等多部門，一般要經過幾年時間，給收集管理工作帶來許多困難。
四、基建工程項目檔案的現狀
隨著經濟建設的迅猛發展，各單位基建工程項目檔案數量大幅增長，越來越體現出它的重要性，也越來越受到各級領導的重視。
(一)建設單位及檔案管理人員不夠重視
在項目建設中，主要任務是加強對工程建設的管理，保證工程的質量并在規定的工期內完成，對于基建檔案管理來說，工作人員大多是臨時組成的，其部門也是根據工程需要臨時建立，管理層對其并不重視，認為在檔案管理上花錢、花時間沒必要。有些甚至根本不重視資料的收集，哪里用完哪里丟;管理混亂，人員調離資料也找不到了;有些項目建設開始時無專人管理，竣工時再來收集整理資料，造成資料的遺漏和失實等。
(二)基建工程項目檔案管理工作缺乏政策性指導
基建工程項目運作的變化，公司經營管理權的變更都會給基建工程項目檔案的管理工作帶來了新的課題，檔案的內容更加多了，內涵更加廣了。有任務、無落實;有形式、無效果。分類方案的不完善和歸檔文件檔號的不唯一，更不利于項目檔案驗收時的及時調卷，以后項目檔案的查找利用
(三)缺乏專業的檔案管理人員
目前基建工程項目的檔案管理人員大多屬于臨時抽調，沒有經過檔案管理的系統性培訓，普遍缺少檔案專業知識，不熟悉業務，不能規范的進行檔案的收集、歸類、整理、保管。檔案人員兼職工作太多，對檔案工作處于應付狀態，用時才慌忙翻尋。建設單位缺乏既懂檔案專業知識又熟悉工程管理的人才，具備檔案專業知識的人員在檔案管理崗位由于種種原因不能長期干下去。另外，也由于基建工程項目和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建工程項目檔案的收集、整理和歸檔不及時、規范。
五、基建工程項目檔案管理工作的建議及對策
(一)建立健全檔案管理機制
1．從建設項目立項開始，首先需要建立相關的檔案管理部門，并配備專門的、有專業素養的工作人員對項目建設中產生的資料進行收集、驗收、整理和分析，檔案部門領導要負起相關責任，管理好檔案部門的日常工作。其次建立健全檔案管理機制，約束并監督好檔案管理工作，在制度上明確檔案管理工作的內容、原則以及責任。對于檔案部門負責人來說，要積極與參與項目工程建設的各部門加強溝通協調，及時獲取各部門在工作中的信息，同時為檔案收集工作開通便利的途徑，為檔案工作提供一個良好的環境，從而保證檔案收集的真實可靠，促進項目建設又好又快的進行。
2．對于項目檔案收集工作來說，有專業素質的檔案工作者對檔案進行收集至關重要，項目所產生的資料存在一定的真偽差別以及是否存在價值，因此，在收集工作中，就需要有專業素質的工作人員對資料進行鑒別，判斷出哪些是有價值的資料，哪些是真實可靠的數據，收集資料完成之后，就需要對資料進行分類整理，這一環節是最繁瑣的工作，需要工作人員具有耐心，整理分類后需要工作人員對資料進行分析，把相關數據制成圖表或者表格，并分析出檔案所隱藏的信息，在項目負責人確認無誤后，把檔案存放在檔案庫中進行保管，以便日后參考。
3．檔案管理工作要與工程建設同步。在工程項目建設施工中，會不斷的出現新情況、新問題，檔案管理工作作為記錄工程項目施工進程的重要依據，在項目管理工作中起到了至關重要的作用，檔案管理工作要與工程建設同步，不僅能夠及時反映項目建設出現的問題，而且還能為解決項目出現的問題提供數據，從而制定科學合理的解決方法，使項目建設能夠及時規避漏洞，順利的進行施工。最重要的是在項目驗收工作中，檔案管理工作與工程項目同步進行，真實的記錄驗收數據，如果項目工程出現問題，可以通過檔案來查找問題的原因，及時的對工程進行檢查維護。倘若檔案工作與工程建設不同步進行，就會導致工程建設中的一些數據丟失，不利于工程竣工之后驗收工作的進行，如果工程出現問題，將會產生責任糾紛，導致工程款項不能夠收回，為項目雙方帶來諸多的麻煩。
4．做好檔案分析工作。檔案管理人員需要對項目施工中的資料進行收集、整理工作，整理完之后需要對檔案進行分析，為工程項目建設提供精確可靠的數據，發揮檔案工作的價值，在數據上說明工程項目的質量，從而使建設與戶主之間增強信任，為建筑企業提升良好的形象。
(二)增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念
檔案在工程項目建設中有著重要的作用，項目管理部門要加強對檔案管理工作的重視，為項目建設配備專業的檔案工作人員。伴隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作也發生了重大的變化，計算機技術廣泛的應用，相關檢測設備及分析設備也得到了使用，同時，對于檔案管理的理念、方式和方法也得到了更新。檔案人才成為檔案管理重要的力量，對于分析檔案數據必須要有專業水平過硬的人才進行，才能得出專業的、科學的分析結果，因此，對于項目負責人來說必須要根據時代的發展增強檔案管理意識、轉變傳統管理觀念，樹立科學的檔案管理理念。
(三)加強檔案管理人員業務培訓提高綜合素質
加強檔案管理人員的業務培訓工作，拓寬檔案管理人員的知識面，是提高基建檔案管理水平的重要途徑。加強對工作人員的培訓，首先加強對工作人員理論知識的培訓，提高他們的理論水平，其次要加強對工作人員工作能力及思想政治工作的培訓，在提高工作能力的同時，提高他們的責任意識，優化知識結構，拓寬知識面。同時還要具備良好的科學管理水平，滿足現代化企業檔案管理的需要。
(四)檔案部門必須參加竣工驗收
項目建設完成之后，需要對工程進行驗收，作為檔案部門，驗收工作極其項目的信息都是檔案重要的組成部分，檔案部門需要對驗收工作的各項信息進行收集、整理保管，并且必須要在驗收現場，做好數據記錄，并且要注意技術數據可靠，簽字手續完備，尤其是設計變更及各種測試記錄是否符合相關規定，試運行期間記錄是否齊全完整等問題。其次，要特別注意工程建設設計圖紙是否與竣工之后的圖紙相符。因此在鑒定工作中，要明確責任和義務，充分發揮工程技術人員、監理人員的作用，保證歸檔文件材料的準確性。監理單位還應對歸檔的施工資料與工程實體是否相符進行質量把關，特別是竣工圖的審核、設計變更通知單和施工組織設計等的審核。對沒有按歸檔編制竣工圖或項目檔案資料存在嚴重缺陷的項目，堅決不予竣工驗收，確保竣工驗收及與項目建設直接相關的文件材料收集齊全完整，為企業的生產建設提供檔案服務。
(五)注重聲像檔案的收集
基建工程項目檔案的聲像包含地址原貌、開工典禮、設計審查、隱蔽工程、工程中交、竣工驗收、重大工程質量事故、領導人和著名人物參與本項目有關的重大公務活動、外事活動、外事談判、記錄項目工程所在地的地形地貌等方面的錄音、錄像、光盤、照片等。
(六)工程檔案安全管理
基建檔案管理工作一般都在施工現場或臨時租用辦公地點，檔案安全是檔案工作的重中之重。
1．建立健全責任制度，保證基建檔案工作的安全，在實際的基建檔案管理工作中，要實行責任制度，并分配好任務，加強任務進行的監督，保證檔案的安全，相關領導要以身作則保障檔案安全工作的順利開展。開展檔案安全專項檢查，是確保檔案安全的重要環節。
2．強化管理，提高意識。定期對室藏檔案庫房的防潮防汛設施、消防設施、電氣線路、防盜設施，電子信息化場所、電子文件存儲條件以及周邊設施設備環境對檔案室的危害評估進行專項檢查，確保檔案的安全與完整。
綜上所述，在建筑工程項目中，基建檔案作為建筑企業管理項目建設以及人員重要的依據，記錄著項目建設的方方面面，是企業在發展過程中重要的文化軟實力，體現了一個建筑企業的形象與核心競爭力，因此，要特別重視對基建檔案工作的重視，制定并落實基建檔案管理工作的制度，提高工作人員的素質，加強對基建檔案工作的管理，建立科學的管理體系，從而發揮基建檔案工作的作用和價值。
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