試論如何完善工程項(xiàng)目檔案的管理

　　【論文關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目　檔案管理　問題　對(duì)策

　　【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施,以確保工程質(zhì)量。

　　工程檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要,因此,如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。
　　1. 工程檔案管理的重要意義
　　1.1 完善工程實(shí)施狀態(tài),確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。目前我國(guó)諸多工程項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式,由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等,以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制對(duì)確保工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用,在工程項(xiàng)目承包合同中,針對(duì)不同內(nèi)容,確定不同的目標(biāo),只有在工程項(xiàng)目完成后,所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn),如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
　　1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄,在建設(shè)工程施工之前,建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項(xiàng)目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件,項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、及項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。如果把這一個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除,建設(shè)工程是根本無(wú)法成立,也是無(wú)法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經(jīng)送檢合格才能使用,這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中,應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施,如用什么標(biāo)號(hào)水泥,怎么配比,用量多少等,在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄,出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來(lái)指導(dǎo)。
　　1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重,建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展,對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量也會(huì)更加得到重視。
　　2. 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理
　　2.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作。先期介入,控制為主。在工程準(zhǔn)備階段,建設(shè)單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù),所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此,為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全,建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任,做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。
　　2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點(diǎn)。總的來(lái)說,每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段,而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如,在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn),抓住主要環(huán)節(jié)。
　　2.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求,推動(dòng)企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目的順利實(shí)施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統(tǒng)可能會(huì)使檔案管理陷入混亂甚至使整個(gè)施工進(jìn)程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求:(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù),包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護(hù)等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點(diǎn),但也有相同點(diǎn)。如果不對(duì)這些信息進(jìn)行細(xì)致的分析,將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息,以便做出科學(xué)的決策,推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確,查詢檔案快捷、高效。采用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
　　2.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)培訓(xùn)。一是要提高各檔案館(室)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),從思想上強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè),對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的,就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
　　3. 結(jié)語(yǔ)
　　相比一般的檔案管理,工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過程,因此,是對(duì)工程項(xiàng)目的一個(gè)更加直接有效的控制,因此,在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作,為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。
　　
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一、注意歸檔范圍全面性
歸檔范圍可細(xì)分為十二項(xiàng)，但一般分五大項(xiàng)即可：1、工程準(zhǔn)備階段文件，此階段的文件主要是立項(xiàng)、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)及各類合同，關(guān)鍵是要求保存好原件，有可能的話盡量保存二份以上原件，特別是前期的項(xiàng)目建議書，可行性報(bào)告，項(xiàng)目申請(qǐng)及批復(fù)等，移交時(shí)均需要原件；2、工程施工文件，此部分的文件較多，容易蔬忽的往往是施工的過程記錄，設(shè)計(jì)變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單，材料簽證的及時(shí)得保存，還有水電設(shè)備安裝的測(cè)試記錄，試運(yùn)行記錄，平時(shí)沒有及時(shí)收集保存資料，將在整檔移交時(shí)帶來(lái)很大的補(bǔ)救工作量；3、監(jiān)理文件，此類文件特別是監(jiān)理月報(bào)、一定要原件并及時(shí)存檔，監(jiān)理規(guī)劃，實(shí)施細(xì)則按要求保存原件；4、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件此兩類文件容易保存，但往往對(duì)工程概算書與工程驗(yàn)收會(huì)議記錄的保存容易疏忽，要注意。
二、注意平時(shí)歸檔的方法
在整理工程檔案材料時(shí)，平時(shí)一定要按歸檔范圍的要求分類，分階段保管文件，按照單體分別編號(hào)，標(biāo)識(shí)要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存，歸檔及時(shí)并平時(shí)做好目錄整理，同時(shí)及時(shí)督促各項(xiàng)目部資料員及時(shí)報(bào)送資料,相互配合,在以后移交文件整理時(shí)起到事半功倍的效果。
三、工程檔案管理過程中，資料保管最好由專人負(fù)責(zé)，輕意不要換人，資料員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，最好是全程跟蹤工程的進(jìn)展，對(duì)材料的試驗(yàn)報(bào)告，出廠證明合格證等在平時(shí)就應(yīng)及時(shí)保存，在對(duì)工程檔案的保存要有大體狀況的了解，做到心中有數(shù)。
四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系，根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同)，減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請(qǐng)延期，做到及時(shí)溝通,避免不必要處罰。
五、行政檔案員與工程資料員要相互配合，及時(shí)溝通，工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管，中后期主要是工程資料員保管，因此要相互督促、配合方能共同完成整個(gè)檔案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是對(duì)南國(guó)名城工程檔案整理、移交的點(diǎn)滴體會(huì)，希望對(duì)從事此項(xiàng)工作的同仁有所幫助。

基建工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)科技檔案的重要組成部分，也是全面鑒定工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄和質(zhì)量控制與評(píng)定的重要依據(jù)。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)技術(shù)改進(jìn)的不斷深入，基建項(xiàng)目和技術(shù)改造項(xiàng)目不斷的發(fā)展，做好基建工程項(xiàng)目資料管理工作是提高基建工程項(xiàng)目質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作。做好基建項(xiàng)目檔案工作，是項(xiàng)目最終順利通過竣工驗(yàn)收，確保項(xiàng)目生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。
隨著項(xiàng)目工程建設(shè)的不斷發(fā)展，基建檔案在項(xiàng)目中的價(jià)值越來(lái)越重要，眾所周知，檔案是記錄工程建設(shè)所產(chǎn)生的資料，通過對(duì)項(xiàng)目施工中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理以及分析，為項(xiàng)目管理部門提供精確的數(shù)據(jù)，如果項(xiàng)目中存在問題，檔案管理部門可以及時(shí)發(fā)展這一問題，并且為施工部門提供問題出現(xiàn)的原因，及時(shí)的制定措施，解決問題，從而保證工程建設(shè)的質(zhì)量。另一方面，在工程驗(yàn)收工作中，檔案記錄著工程設(shè)計(jì)、施工以及材料的型號(hào)等數(shù)據(jù)，為用戶提供全面的信息，能夠在工程竣工中為建設(shè)雙方提供精確的數(shù)據(jù)來(lái)說明工程的質(zhì)量。如果工程出現(xiàn)問題，還可以從檔案中找出問題的原因，方便工程的維護(hù)。因此，基建檔案在工程項(xiàng)目中發(fā)揮著重要的作用。本文就基建工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，從而使基建檔案工作受到項(xiàng)目管理部門的重視。
二、基建工程項(xiàng)目檔案的重要性和必要性
在項(xiàng)目建設(shè)中，需要對(duì)施工隊(duì)伍、建設(shè)成本以及施工材料設(shè)備等進(jìn)行管理，而基建檔案正是記錄這些管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，從而使項(xiàng)目管理有條不紊的進(jìn)行，是施工企業(yè)重要的信息來(lái)源，檔案說明著項(xiàng)目質(zhì)量的好壞，為工程建設(shè)提供施工信息，成本支出情況以及施工材料設(shè)備的使用狀況等，為工程管理部門調(diào)整管理措施提供依據(jù)。同時(shí)，檔案是施工企業(yè)重要的資產(chǎn)，是施工企業(yè)在發(fā)展過程中重要的體現(xiàn)。
三、基建工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
(一)涉及單位和部門多
基建工程項(xiàng)目涉及單位包括：行政許可、設(shè)計(jì)、勘察、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、材料、設(shè)備等許多相關(guān)單位，這些文件資料來(lái)自不同的單位和部門，這就需要各有關(guān)部門按照文件資料管理的相關(guān)規(guī)定，積極參與工程項(xiàng)目文件資料的收集、歸檔與管理，檔案管理人員要與相關(guān)部門的人員密切配合，發(fā)揮監(jiān)督、指導(dǎo)作用。
(二)文件資料、圖紙量大、類型較多
每一個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量文件資料，除了比較常見的紙質(zhì)文件外，還有許多其他類型資料，如：反應(yīng)工程項(xiàng)目進(jìn)行過程實(shí)況的照片、錄像、電子文件原文信息等資料;專業(yè)性體現(xiàn)在基建檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)性;基建工程項(xiàng)目成套性則是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象進(jìn)行的，伴隨著基建工程項(xiàng)目的進(jìn)行規(guī)律性的形成了一系列相關(guān)的文件資料;現(xiàn)實(shí)性是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。這些文件資料是整個(gè)工程中的重要資料，具有很大的使用價(jià)值，如果項(xiàng)目檔案收集不齊全，整理不規(guī)范，保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮的最大效益，給以后的工程改擴(kuò)建帶來(lái)很大的影響。
(三)文件資料形成的周期長(zhǎng)
基建工程項(xiàng)目的建設(shè)周期較長(zhǎng)，這是眾所周知的，特別是大中型工程項(xiàng)目的建設(shè)周期更長(zhǎng)，有的可能需要經(jīng)過幾年的時(shí)間才能竣工驗(yàn)收。一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、竣工驗(yàn)收等多階段，在此過程中形成的文件要經(jīng)過主管機(jī)關(guān)、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、采購(gòu)單位、設(shè)計(jì)單位等多部門，一般要經(jīng)過幾年時(shí)間，給收集管理工作帶來(lái)許多困難。
四、基建工程項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀
隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，各單位基建工程項(xiàng)目檔案數(shù)量大幅增長(zhǎng)，越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性，也越來(lái)越受到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。
(一)建設(shè)單位及檔案管理人員不夠重視
在項(xiàng)目建設(shè)中，主要任務(wù)是加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的管理，保證工程的質(zhì)量并在規(guī)定的工期內(nèi)完成，對(duì)于基建檔案管理來(lái)說，工作人員大多是臨時(shí)組成的，其部門也是根據(jù)工程需要臨時(shí)建立，管理層對(duì)其并不重視，認(rèn)為在檔案管理上花錢、花時(shí)間沒必要。有些甚至根本不重視資料的收集，哪里用完哪里丟;管理混亂，人員調(diào)離資料也找不到了;有些項(xiàng)目建設(shè)開始時(shí)無(wú)專人管理，竣工時(shí)再來(lái)收集整理資料，造成資料的遺漏和失實(shí)等。
(二)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
基建工程項(xiàng)目運(yùn)作的變化，公司經(jīng)營(yíng)管理權(quán)的變更都會(huì)給基建工程項(xiàng)目檔案的管理工作帶來(lái)了新的課題，檔案的內(nèi)容更加多了，內(nèi)涵更加廣了。有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。分類方案的不完善和歸檔文件檔號(hào)的不唯一，更不利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)的及時(shí)調(diào)卷，以后項(xiàng)目檔案的查找利用
(三)缺乏專業(yè)的檔案管理人員
目前基建工程項(xiàng)目的檔案管理人員大多屬于臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過檔案管理的系統(tǒng)性培訓(xùn)，普遍缺少檔案專業(yè)知識(shí)，不熟悉業(yè)務(wù)，不能規(guī)范的進(jìn)行檔案的收集、歸類、整理、保管。檔案人員兼職工作太多，對(duì)檔案工作處于應(yīng)付狀態(tài)，用時(shí)才慌忙翻尋。建設(shè)單位缺乏既懂檔案專業(yè)知識(shí)又熟悉工程管理的人才，具備檔案專業(yè)知識(shí)的人員在檔案管理崗位由于種種原因不能長(zhǎng)期干下去。另外，也由于基建工程項(xiàng)目和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建工程項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。
五、基建工程項(xiàng)目檔案管理工作的建議及對(duì)策
(一)建立健全檔案管理機(jī)制
1．從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開始，首先需要建立相關(guān)的檔案管理部門，并配備專門的、有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集、驗(yàn)收、整理和分析，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)起相關(guān)責(zé)任，管理好檔案部門的日常工作。其次建立健全檔案管理機(jī)制，約束并監(jiān)督好檔案管理工作，在制度上明確檔案管理工作的內(nèi)容、原則以及責(zé)任。對(duì)于檔案部門負(fù)責(zé)人來(lái)說，要積極與參與項(xiàng)目工程建設(shè)的各部門加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)獲取各部門在工作中的信息，同時(shí)為檔案收集工作開通便利的途徑，為檔案工作提供一個(gè)良好的環(huán)境，從而保證檔案收集的真實(shí)可靠，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)又好又快的進(jìn)行。
2．對(duì)于項(xiàng)目檔案收集工作來(lái)說，有專業(yè)素質(zhì)的檔案工作者對(duì)檔案進(jìn)行收集至關(guān)重要，項(xiàng)目所產(chǎn)生的資料存在一定的真?zhèn)尾顒e以及是否存在價(jià)值，因此，在收集工作中，就需要有專業(yè)素質(zhì)的工作人員對(duì)資料進(jìn)行鑒別，判斷出哪些是有價(jià)值的資料，哪些是真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，收集資料完成之后，就需要對(duì)資料進(jìn)行分類整理，這一環(huán)節(jié)是最繁瑣的工作，需要工作人員具有耐心，整理分類后需要工作人員對(duì)資料進(jìn)行分析，把相關(guān)數(shù)據(jù)制成圖表或者表格，并分析出檔案所隱藏的信息，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)無(wú)誤后，把檔案存放在檔案庫(kù)中進(jìn)行保管，以便日后參考。
3．檔案管理工作要與工程建設(shè)同步。在工程項(xiàng)目建設(shè)施工中，會(huì)不斷的出現(xiàn)新情況、新問題，檔案管理工作作為記錄工程項(xiàng)目施工進(jìn)程的重要依據(jù)，在項(xiàng)目管理工作中起到了至關(guān)重要的作用，檔案管理工作要與工程建設(shè)同步，不僅能夠及時(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)出現(xiàn)的問題，而且還能為解決項(xiàng)目出現(xiàn)的問題提供數(shù)據(jù)，從而制定科學(xué)合理的解決方法，使項(xiàng)目建設(shè)能夠及時(shí)規(guī)避漏洞，順利的進(jìn)行施工。最重要的是在項(xiàng)目驗(yàn)收工作中，檔案管理工作與工程項(xiàng)目同步進(jìn)行，真實(shí)的記錄驗(yàn)收數(shù)據(jù)，如果項(xiàng)目工程出現(xiàn)問題，可以通過檔案來(lái)查找問題的原因，及時(shí)的對(duì)工程進(jìn)行檢查維護(hù)。倘若檔案工作與工程建設(shè)不同步進(jìn)行，就會(huì)導(dǎo)致工程建設(shè)中的一些數(shù)據(jù)丟失，不利于工程竣工之后驗(yàn)收工作的進(jìn)行，如果工程出現(xiàn)問題，將會(huì)產(chǎn)生責(zé)任糾紛，導(dǎo)致工程款項(xiàng)不能夠收回，為項(xiàng)目雙方帶來(lái)諸多的麻煩。
4．做好檔案分析工作。檔案管理人員需要對(duì)項(xiàng)目施工中的資料進(jìn)行收集、整理工作，整理完之后需要對(duì)檔案進(jìn)行分析，為工程項(xiàng)目建設(shè)提供精確可靠的數(shù)據(jù)，發(fā)揮檔案工作的價(jià)值，在數(shù)據(jù)上說明工程項(xiàng)目的質(zhì)量，從而使建設(shè)與戶主之間增強(qiáng)信任，為建筑企業(yè)提升良好的形象。
(二)增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念
檔案在工程項(xiàng)目建設(shè)中有著重要的作用，項(xiàng)目管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，為項(xiàng)目建設(shè)配備專業(yè)的檔案工作人員。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了重大的變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛的應(yīng)用，相關(guān)檢測(cè)設(shè)備及分析設(shè)備也得到了使用，同時(shí)，對(duì)于檔案管理的理念、方式和方法也得到了更新。檔案人才成為檔案管理重要的力量，對(duì)于分析檔案數(shù)據(jù)必須要有專業(yè)水平過硬的人才進(jìn)行，才能得出專業(yè)的、科學(xué)的分析結(jié)果，因此，對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說必須要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，樹立科學(xué)的檔案管理理念。
(三)加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高綜合素質(zhì)
加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，拓寬檔案管理人員的知識(shí)面，是提高基建檔案管理水平的重要途徑。加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，首先加強(qiáng)對(duì)工作人員理論知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的理論水平，其次要加強(qiáng)對(duì)工作人員工作能力及思想政治工作的培訓(xùn)，在提高工作能力的同時(shí)，提高他們的責(zé)任意識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。同時(shí)還要具備良好的科學(xué)管理水平，滿足現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的需要。
(四)檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收
項(xiàng)目建設(shè)完成之后，需要對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收，作為檔案部門，驗(yàn)收工作極其項(xiàng)目的信息都是檔案重要的組成部分，檔案部門需要對(duì)驗(yàn)收工作的各項(xiàng)信息進(jìn)行收集、整理保管，并且必須要在驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)，做好數(shù)據(jù)記錄，并且要注意技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，尤其是設(shè)計(jì)變更及各種測(cè)試記錄是否符合相關(guān)規(guī)定，試運(yùn)行期間記錄是否齊全完整等問題。其次，要特別注意工程建設(shè)設(shè)計(jì)圖紙是否與竣工之后的圖紙相符。因此在鑒定工作中，要明確責(zé)任和義務(wù)，充分發(fā)揮工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員的作用，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性。監(jiān)理單位還應(yīng)對(duì)歸檔的施工資料與工程實(shí)體是否相符進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，特別是竣工圖的審核、設(shè)計(jì)變更通知單和施工組織設(shè)計(jì)等的審核。對(duì)沒有按歸檔編制竣工圖或項(xiàng)目檔案資料存在嚴(yán)重缺陷的項(xiàng)目，堅(jiān)決不予竣工驗(yàn)收，確保竣工驗(yàn)收及與項(xiàng)目建設(shè)直接相關(guān)的文件材料收集齊全完整，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供檔案服務(wù)。
(五)注重聲像檔案的收集
基建工程項(xiàng)目檔案的聲像包含地址原貌、開工典禮、設(shè)計(jì)審查、隱蔽工程、工程中交、竣工驗(yàn)收、重大工程質(zhì)量事故、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本項(xiàng)目有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)、外事活動(dòng)、外事談判、記錄項(xiàng)目工程所在地的地形地貌等方面的錄音、錄像、光盤、照片等。
(六)工程檔案安全管理
基建檔案管理工作一般都在施工現(xiàn)場(chǎng)或臨時(shí)租用辦公地點(diǎn)，檔案安全是檔案工作的重中之重。
1．建立健全責(zé)任制度，保證基建檔案工作的安全，在實(shí)際的基建檔案管理工作中，要實(shí)行責(zé)任制度，并分配好任務(wù)，加強(qiáng)任務(wù)進(jìn)行的監(jiān)督，保證檔案的安全，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要以身作則保障檔案安全工作的順利開展。開展檔案安全專項(xiàng)檢查，是確保檔案安全的重要環(huán)節(jié)。
2．強(qiáng)化管理，提高意識(shí)。定期對(duì)室藏檔案庫(kù)房的防潮防汛設(shè)施、消防設(shè)施、電氣線路、防盜設(shè)施，電子信息化場(chǎng)所、電子文件存儲(chǔ)條件以及周邊設(shè)施設(shè)備環(huán)境對(duì)檔案室的危害評(píng)估進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案的安全與完整。
綜上所述，在建筑工程項(xiàng)目中，基建檔案作為建筑企業(yè)管理項(xiàng)目建設(shè)以及人員重要的依據(jù)，記錄著項(xiàng)目建設(shè)的方方面面，是企業(yè)在發(fā)展過程中重要的文化軟實(shí)力，體現(xiàn)了一個(gè)建筑企業(yè)的形象與核心競(jìng)爭(zhēng)力，因此，要特別重視對(duì)基建檔案工作的重視，制定并落實(shí)基建檔案管理工作的制度，提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)基建檔案工作的管理，建立科學(xué)的管理體系，從而發(fā)揮基建檔案工作的作用和價(jià)值。
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