一、訂艙
1． 客戶向我司訂艙的
2． 客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：
1）托運人/發貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉港5）貨名6）柜型、柜量7）運價8）托運人的具名、蓋章
3． 客服人員收到訂艙單后，須與SALES查對運價是否正確，并由SALES在訂艙單上具名確認，之后再向響應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES歸回公司再補具名確認)向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號4． 訂艙單發出后，客服人員應主動向船公司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認單熬頭時間傳給客戶，訂艙確認上邊的訂艙號與船名、航非主要清晰、精確，以免造成混淆
5． 訂艙完結后，客服人員應實時將資料輸入電腦，具體步調如下：
1） 新建委托– 輸送入托兒所運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日子、裝港、目的港、箱型箱量
2） 工作號，并按各營業員創立營業編號，好比“客戶辦事”以KF開頭
3） 輸入費用明細 - 主如果應收費用
4） 訂艙確認– 輸入訂艙號
輸入電腦時，應確保精確，并加意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一例接納VXXX的格式）、開船日子
6． 操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：
1） 托運人應與訂艙單上的托運人相符，并寫清telephone、傳真、及接洽人；
2） 費用明細應仔細填寫，“應收”為向客戶交來費用；“應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在“到付”欄，各類費用應分項列明；向客戶交來的費用為ALL IN時，須注明包羅哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上具名確認；
3） 需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明施用哪家代理SALES在選用代理以前須與操作部司理或公司領導確認，不可施用公司發布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領導確認)；
4） 客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事變一欄注明聲請，由操作部司理或公司主管領導具名確認；
5） 訂艙號、訂艙日子、船名、開船日子要完整填寫；
6） 客服人員應在臺帳上響應位置具名
7． 客服按營業員設立掛號臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及營業編號掛號在臺帳上，以便計數查詢
二、拖車、報關
1． 出書面聲請，公司核準后方能安排
2． 安排拖車前，需與工廠或SALES接洽確認裝柜時間及地點
3． 安排拖車時，需向拖車行發出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協議價格、S/O NBR、工廠接洽人及接洽telephone等，并在拖車掛號臺帳上掛號以訂艙確認后，根據客戶的要求安排拖車與報關需嚴酷按照公司發布的拖車行、報關行列表及響應價格舉行安排對個體重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等
4． 應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排
5． 委托后，客服應要求拖車行提供駕駛員姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠
6． 客服應囑咐車行按要求時間抵達裝貨地點，不然由此導致的押車費等喪失由車行承擔
7． 一般貿易在深圳清關的可不需駕駛員本，若是轉關的貨柜必然要求車行帶駕駛員本前去，可委托車行代辦轉關手續
8． 安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及透風口開啟情況，以便船公司通知船埠做PT檢驗及響應安排
9． 如客戶要求凍柜需發機電的，應安排有帶發機電的拖車公司拖柜
10． 在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各船埠的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事變鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣庫存
11． 在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提出取患上空柜，照舊等貨到后再提，制止產活著回來空費用
12． 安排報關時，需將退稅聯等重要報關文件在報關臺帳上作掛號，由報關行簽字表收到在收到由報關行退回的退稅聯后，該當即通知賓戶，并以客戶許可的方式將退稅聯等資料退給客戶，并做好交接紀錄
三、其他
1． 如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，制止發生額外費用若有發生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需當即通知賓戶，要求其書面確認，并在臺帳上掛號
2． 客戶因各類緣故原由取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料
3． 客服收到財政打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料查對無誤后，當即傳真給客戶客戶需開稅收工作發票的，須由客戶發書面傳真，寫明發票昂首及錢數、幣種 4． 對由客戶自拖自報的，客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜如已做柜，將箱號掛號在臺帳上，即可將臺帳當即交文件組
5． 對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認準予通過后，即可將臺帳交文件組
II、文件
1． 文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺帳查對，已經裝上船的，該當即向客戶催要補料
2． 文件組需查對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發生超堆費、超期柜租的，而客服尚未確認的，該當即通知賓戶，要求其書面確認，并在臺帳上掛號
3． 文件員根據客戶提供的補料，先與客戶查對清楚后再向船公司提供補料，爭取在瞬息間內將提單資料查對清楚，并根據客戶的要求簽名后發出HB/L或MB/L
4． 提單的繕制應注意以下幾點：
1） 提單的內容應完整、精確，必要的信息不可留空，包孕：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO/SEAL NO，DELIVERY AGNET 等
2） 提單外貌應清潔，制止過多涂改，一份提單至多不可跨越3個更正章一些重要的項目，好比船名/航次、卸港、箱號等不可更改 3） 應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的telephone、傳真、接洽人
4） 客戶要求出船證的船證的內容（好比船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認
5） 如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不跨越三天，長航線不跨越七天，在收到客戶保函后，交操作部司理或公司主管領導具名，必要時可要求客戶提供信用證查對方可簽名后發出
6） 外代提單不允許預借
5． 施用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：
1） 出我司HB/L給客戶，HB/L上打真實的收貨人與發貨人，并可注明到付運費的錢數，DELIVERY AGENT 為我司代理
2） OB/L上邊SHIPPER為我司，CONSIGNEE、NPARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理
3） 事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條目（預支或到付）
4） 建造CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理交來的費用，支給付船公司的費用，代理費及應退給我司的費用
5） 建造放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨照舊HB/L電放，之后與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一路傳給代理
6） 對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦
6． 繕制美線提單時，應注意：
1） HB/L與OB/L的繕制可參考第5項
2） OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不患上顯示該S/C號
3） 查對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規定的相符
7． 將與客戶查對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財政，以便財政在收妥運費后放提單給客戶具體放單、放貨措施根據我司相關規定執行
8． 將提單號、提單日子填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港時期發生的費用輸入電腦，查對無誤后通知財政
9． 將臺帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）拷貝交財政簽字表收到
10．費用通知財政后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、錢數、更改緣故原由，由操作部司理具名，再交財政部但需注意以下幾點：
1） 海運費的更改需由公司領導核準贊成；
2） 改船費、超堆費等雜費需在通知財政前輸入清楚；
3） 因漏輸、錯輸費用造成公司喪失的，按公司相關規定賜與責任人處罰
11． 將臺帳分船公司按月份存檔
貨代的辦事對象
貨代的辦事對象
從國際貨運代理人的基天性子看，貨代主如果接受委托方的委托，就有關貨物運輸、轉運、庫存、裝卸等事宜一方面它與貨物托運人訂立運輸合約，同時他又與運輸部分簽訂合約，對貨物托運人來講，他又是貨物的承運人國際貨代所從事的營業首要有：
一、為發貨人辦事
貨代取代發貨人承擔在不同貨物運輸中的不論什么一項手續：
1、以最快最省的運輸方式，安排適合的貨物包裝，選擇貨物的運輸路線
2、向客戶提議庫存與分撥
3、選的可靠、效率高的承運人，并賣力締結運輸合約
四、安排貨物的計重和計量
五、辦理貨物保險
六、貨物的拼裝
七、裝運前或在目的地分撥貨物以前把貨物存倉
八、安排貨物到港口的運輸，辦理海關和有關單證的手續，并把貨物交給承運人
9、代表托運人/入口商承付運費、關稅稅收
10、辦理有關貨物運輸的不論什么外匯買賣營業
十一、從承運那里取患上各類簽署的提單，并把他們交給發貨人
12、路程經過過程與承運人于貨運代理在外洋的代理接洽，監督貨物運輸進程項，并使托運人懂患上貨物去的方向
二、為海關辦事
當貨運代理作為海關代理辦理有關進出口商品的海關手續時，它不僅代表他的客戶，并且代表海關當局事實上，在許多國家，他獲患上了這些當局的許可，辦理海關手續，并對海關賣力，賣力早發定的單證中，申請報告貨物確切的錢數、數目、物品名稱，以使政府在這些方面不受喪失
三、為承運人辦事
貨運代理向承運人實時定艙，議定對發貨人、承運人都公允合理的費用，安排適其時間交貨，以及以發貨人的名義解決和承運人的運費賬目等需要別人解答的題目

各地流程可能有所不同，下面以寧波港為例進行說明：
1、客人向貨代訂艙，訂艙單上注明箱型及冷藏溫度；
2、貨代向船公司或船代訂艙，訂艙單上也必須注明箱型冷藏溫度；
3、船公司或船代接受訂艙后，貨代安排人手向商檢局申請箱體檢驗，也可以委托堆場直接向商檢局辦理箱體檢驗。商檢局主要檢查凍柜的制冷功能是否具備、通風功能是否完備、箱體內部是否干凈、是否有異味等，如果凍柜的運行正常，商檢局出具箱檢合格單。報檢員根據箱檢合格單，填寫兩份巡查記錄單，一份交港區卡口，一份交車隊。
4、船公司開出箱單（設備交接單）后，貨代安排車隊到堆場提取已經檢驗合格的柜子，并到工廠裝貨。如果天氣較熱或為了防止在運輸途中貨物解凍，需要集卡配置一臺發電機以保障凍柜全程制冷。
5、凍柜在進港區過卡口時，車隊所帶的巡查記錄單必須同時遞交，卡口驗放后才能同意凍柜進港，放在插電區插上電，港區安排專門人員進行定時巡查，若有溫度不正常現象，及時通知貨代。
6、貨代或報檢公司按箱檢合格單及工廠的商品預驗單或外地的商檢電子轉單，到口岸地商檢局辦理商檢換單，最終換出供報關用的通關單。
7、貨代或報關公司向海關進行出口申報，此過程與其他普通貨物一樣。
8、海關放行后，貨代再安排該票貨物到港區放行，港區放行后就可以安排裝船了，但在裝船時，如果制冷溫度達不到巡查記錄上規定的要求，船長可以拒載，除非客人出具保函。
8、裝船以后，就可以簽發提單，此后的操作過程跟其他普通貨物一樣。
其實凍柜的操作過程也不算麻煩，主要問題在于箱檢時間的把握，驗的早了，會產生額外的插電費及堆存費，驗的晚，就有可能因為箱查通不過而造成出運延誤。