工程監(jiān)理：合同管理的方法及措施
　　1 合同管理的原則
　　1.1 事前預控：采取預先分析、調查的方法，對合同執(zhí)行中可能出現的問題提前發(fā)出預示，防止偏離合同約定事件的發(fā)生。
　　1.2 及時糾偏：隨時跟蹤合同的執(zhí)行情況和施工中存在的問題，通過發(fā)出《監(jiān)理工程師通知單》、《監(jiān)理工程師聯系單》的形式，督促違約方糾正不符合合同約定的行為；對設備合同的執(zhí)行情況，監(jiān)理工程師及時了解與跟蹤廠商執(zhí)行供貨計劃的過程，盡量避免設備實際到場時間提前或滯后對工程進度計劃的影響。
　　1.3 充分協商：在處理過程中，認真聽取有關各方意見，與合同雙方充分協商。
　　1.4 公正處理：嚴格按照合同有關規(guī)定和監(jiān)理程序，公正、合理地處理合同其他事項。
　　2 合同管理的主要內容
　　2.1 協助業(yè)主進行工程招投標
　　根據業(yè)主的需要，參加工程施工及設備、材料的招投標工作，對招標文件內容和標底提出意見和建議，協助業(yè)主選定承包單位及供應商。
　　2.2 協助業(yè)主確定本項目的合同結構
　　本工程的合同包括勘察合同、設計合同、工程承包合同、加工合同、材料與設備供貨合同、運輸合同、業(yè)主指定分包合同等。合同管理的一項重要內容就是對合同的框架、類型、主要部分和條款進行分類、匯總，形成本工程的合同結構，確定合同內容符合工程總體進度計劃和投資概算。
　　2.3 合同執(zhí)行過程管理和檢查
　　在工程建設實施階段，對監(jiān)理工作范圍內的合同履行進行全過程的監(jiān)控、檢查和管理。
　　2.4 處理合同糾紛和索賠
　　協助業(yè)主和公正處理建設工程各階段中產生的索賠，參與協商、調解、仲裁甚至訴訟解決合同的糾紛。
　　2.5 對合同的執(zhí)行過程進行鑒證、處理合同中涉及的第三方關系以及合同條款中涉及的其他事項。
　　3 合同管理的方法和措施
　　3.1 合同分析
　　3.1.1 對合同類型和相關條款進行分析、歸納，建立本工程的合同結構。對工程承包、材料設備采購等與工程建設相關的合同條款、法律條款分別進行詳細的分析，對合同條款的更換、延期說明、投資變化等及時分析、備案。
　　3.1.2 對業(yè)主有關的活動分別存檔，以防漏項。合同分析是合同管理的基礎，與過程控制緊密相連，過程中的變化應及時總結、歸納，實現合同管理的動態(tài)控制。
　　3.1.3 分析合同中易產生風險和變更的條款，并分析這些條款與設計、總包、分包、監(jiān)理等單位以及與工程質量、進度、造價的關系，為制定預防措施提供依據。
　　3.2 制定預防措施
　　在合同分析的基礎上，對本工程合同實施過程中可能出現的合同違約、變更情況等作出預測，制定相應的預防措施，并及時提交給業(yè)主。在此基礎上，要求承包商、材料設備供應商根據各自的合同內容制定相應的預防措施，并提交監(jiān)理審核。預防措施的制定，可有效地減少合同糾紛、變更及索賠等現象。
　　3.3 建立合同管理信息系統(tǒng)
　　在本項目監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的基礎上，采用計算機建立合同管理子系統(tǒng)，形成本工程合同管理，其主要功能為：
　　3.3.1 提供合同結構模式和選用；
　　3.3.2 合同文件、資料登錄、修改、刪除、查詢和統(tǒng)計；
　　3.3.3 合同執(zhí)行情況的跟蹤及處理過程和管理；
　　3.3.4 形成合同執(zhí)行情況報表；
　　3.3.5 為投資控制、進度控制、質量控制提供有關數據；
　　3.3.6 現行經濟法規(guī)、資料的查詢。
　　4 合同爭議與違約的管理
　　4.1 合同爭議的調解
　　4.1.1 項目監(jiān)理部接到調解合同爭議的書面要求后，要及時進行調查取證，了解合同爭議的全部情況，及時與合同爭議雙方進行磋商，在此基礎上提出調解方案。如果雙方對調解方案沒有異議，在符合施工合同的前提下，雙方均應執(zhí)行。
　　4.1.2 在爭議調解過程中，除已達到了承包合同規(guī)定的暫停履行合同的條件之外，項目監(jiān)理部應要求合同的雙方繼續(xù)履行合同，或督促承包商采取措施盡量減少損失。
　　4.1.3 合同一方或雙方不同意監(jiān)理部調解決定時，可按合同約定的解決爭議的最終辦法提請仲裁或向法院起訴。在仲裁或訴訟的過程中，監(jiān)理部有資格和義務作為證人，公正地向仲裁機關或法院提供與爭議有關的證據。
　　4.2 違約處理
　　4.2.1 在監(jiān)理過程中發(fā)現違約事件可能發(fā)生時，項目監(jiān)理部及時提醒有關各方，防止或減少違約事件的發(fā)生。
　　4.2.2 對已發(fā)生的違約事件，監(jiān)理部應在充分調查了解的基礎上，以事實為根據，以合同約定為準繩，公平合理地處理。
　　4.2.3 處理違約

一、合同主體的識別選擇階段
工程管理人員都知道，對于一個建設項目，選擇了一個優(yōu)秀的施工單位，在某種程度上來說，就成功了一半；甚至項目經理的優(yōu)秀稱職程度，就決定了項目的最終結果。好的優(yōu)秀的施工單位具有自己精專的優(yōu)勢領域，而普通的一般意義上的合格的施工隊伍的施工往往具有不確定性，給工程的質量、工期和造價帶來很大的風險。某單位的藝術樓采用公開招標的方式錄用施工隊伍，在技術標差異不大的情況下，只有一個資質最低的單位商務標合格，其他單位的報價都超出了規(guī)定的范圍。低資質單位中標后，人員和施工機具無法按計劃到位，質量和工期都大打折扣，投資嚴重超額，領導和群眾都極為惱火。究其原因，是建設單位對承擔施工任務單位的風險認識不足，危害嚴重性評估不夠。還有的施工單位沒有資質借用資質，有的低資質借用高資質，還有的私自轉包、分包給低資質甚至無資質單位。應當說，建設領域較為普遍地存在建設工程合同主體與合同執(zhí)行主體不一致，即建設領域中的掛靠、轉包、違法分包等行為。
《中華人民共和國建筑法》規(guī)定：禁止施工企業(yè)超越本企業(yè)資質等級許可的業(yè)務范圍承包工程，禁止其他單位使用本單位的資質證書、營業(yè)執(zhí)照以本企業(yè)的名義承接工程。施工單位為規(guī)避這一法律規(guī)定，采取無施工資質或低施工資質的施工單位利用掛靠高施工資質施工單位，簽訂施工合同，承接施工任務，以至當前建設領域存在一種普遍現象即：一級施工隊伍中標，二級施工隊伍簽合同，三級施工隊伍甚至無等級施工隊伍施工。由于掛靠方式的出現，合同簽訂單位具有相應的民事行為能力，但實際承建單位卻不具備相應的施工資質及完成建設任務的能力。于是建設過程中，建設工程糾紛增多，國家建設項目遭到一定的損失。
為了避免上述風險的發(fā)生，建設單位必須高度重視參加投標單位的考察工作，對其身份、資格、能力進行認真審查確認。合同主體的審查是合同審查中首先要確認的問題，合同當事人的身份和資格是直接關系到合同是否有效、能否履行的先決條件。就施工合同主體資格審查而言，建設單位簽約前應首先對施工方資信等重大事宜進行細致調查，才能從源頭控制風險。
二、施工合同簽訂過程中
1、簽約準備階段
簽約準備階段是全部合同工作的基礎，加強這一階段的調查工作對風險控制和合同管理具有特別重要的意義。
建設方應做好對對方組織合法性，即權力能力和行為能力的調查。雖然施工單位目前多是通過招標的方式確定的，招標前已經對對方的資質情況進行了審查，但是真正簽訂合同前再進行進一步的專業(yè)調查，堵塞一切可能的漏洞，防范風險還是非常有必要的。對方是建設單位的，應調查其是否是依法登記注冊的正規(guī)同單位，是否具備法人資格；如果是法人下屬單位，應查清其法人單位是誰，其與法人單位是何種關系；如果是法人單位的代理，對方是分包商，我們應確認對方是否具有相應資質條件，而且還要調查其是否確實具備相應施工能力。
2、簽約協商階段
協商是就未來將要訂閱的合同的主要條款交換意見，達成合同的過程，這一過程在合同法上稱為要約和承諾。在建設施工合同簽訂中一般表現為招標、投標和中標。在協商過程中，一定要把自己的意思準確全面的表達出來。并對對方的意思表示進行認真分析。根據《合同法》、《招標投標法》的規(guī)定，在招標投標過程中要注意以下問題：招標文件在性質上屬于要約邀請，不具有法律約束力，但它的內容對后續(xù)的中標簽約和施工影響很大，必須予以重視。要注意分析招標文件中給定的項目性質、技術要求、工程相關條件以及給定的主要合同條款，對其超出自身條件和可能導致違法違規(guī)的要特別注意，應在標書中對其進行適當處理。
投標文件是非常關鍵的，除為中標服務以外，它還是簽約過程的要約，對合同的影響極大。
作為要約，投標文件可以補充、修改、撤回和撤銷。根據《合同法》規(guī)定，要約在到達受要約人之前可以撤回，在受要約人發(fā)出承諾通知前可以撤銷；《招標投標法》規(guī)定，投標文件在要求提交的截止時間前可以補充修改和撤回。
經開標、評標過程，一旦定標，意味著承諾的產生。要約一經承諾，合同關系即告成立。所以定標以后，不允許再對招投標文件進行擅自變更。《招標投標法》規(guī)定，中標通知書對招標人和中標人具有法律效力。中標通知書發(fā)出后，招標人改變中標結果的或中標人放棄中標的，承擔法律責任。
3、合同條款確定階段
建筑施工合同是法定書面合同，必須注意運用妥善的詞句將協商座談過程中的條款用書面形式確定下來。在確定條款時應注意以下問題：格式合同文本的全面性完整性。建設工程施工是一項復雜的系統(tǒng)工程，施工合同約定條文不能過于簡單。過于簡單的合同文本意味著不確定性的增加。建設單位審查合同時應就合同內容是否完整、全面，風險分擔是否合理等進行全面審查。盡量避免看似省事的合同條款，應當努力從自身的角度出發(fā)，將所能預計到的一切情況均在合同中加以約定。 現實中的建設方或建設方所在地主管部門印制的合同文本，往往不能注意到具體工程事項的特點，規(guī)定死板，過于原則化，經常存在這樣那樣的缺點。《合同法》對格式條款作了明確限制，應高度注意對合同必須逐條認真審核，添加自己認為應該規(guī)定的條款。一般應注意添加：項目履行中各方明示代表外的其他人的行為效力；工程功效下降的計算方式及損失賠償范圍；工程停建、緩建，中間停工時的退場、現場保護、工程移交、結算方法和損失賠償范圍；工程進度款拖欠情況下的工期處理；工程中間交驗或建設單位提前使用工程部分的保修問題；合同外工程量的計價原則和簽訂程序；建設單位原因造成工程竣工驗收延期情況下的工程結算程序和法律責任；工程尾款的回收辦法和保證措施，等等。
合同索賠條款的確定。建筑施工中的索賠現象在涉外工程承包中運用較為普遍，在國內工程建設中還處于起步階段。我們應當做好合同規(guī)范工作。在合同中明確具體的規(guī)定施工方的義務，在責任條款中規(guī)定索賠條款，在施工方不履行約定義務或履行義務有瑕茲，或不配合不協作時，可以進行索賠。這種索賠條款是必要的。對引起索賠的原因和索賠方式，索賠量可以專門規(guī)定，也可以借助相關法律或其它合同條款來實現。FIDC摘要所提供的可索賠條款及可調事項是比較有權威的，我們在工作中可研究借鑒。
合同價款的確定。對于設計工作達到一定的深度，邊界條件較清楚，工程量變化不大，施工難度小的項目，要采用固定價合同方式，以求得自身風險最小。對于不能全部采用固定價的合同，盡量加大固定價的比例，然后對可變部分進行具體要求。如有的建設單位采用中標價加現場簽證方式結算時，對簽證結算部分嚴格要求， 偏差在0.5%以內時，同比下浮；偏差超過0.5%時，加倍處罰；偏差超過2%時，取消該施工單位今后投標和施工的資格。
4、合同審定簽字階段
這是合同簽訂的最后階段，建設工程合同關系雖經承諾，但一般需要經過簽字蓋章才能正式生效。所以，這一階段一定要對合同做最后把關。首先，要對前述階段進行審核，檢查是否存在疏漏，及時解決問題；其次簽約過程中前述階段一般由專門人員具體承做，往往不能綜合企業(yè)和工程全局，所以，企業(yè)負責人員一定要在這一階段對合同進行通讀，從全局和整體出發(fā)，對合同條文進行審查。
三、合同履行階段
加強合同履行管理。建設工程施工合同管理，是指各級工商行政管理部門和其他有關主管部門以及合同當事人根據法律法規(guī)和自身的職責，對建設工程施工合同的簽訂和實施進行指導、監(jiān)督檢查和管理。工程施工階段合同管理的目標是保證工程項目建設目標的實現。
實施有效的合同實施控制。為了保證工程項目施工按計劃、有秩序地進行，保證正確地履行合同，就必須對工程項目實施進行嚴格的合同控制。
建立合同實施保證體系。設立專門的合同管理機構和人員。合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成，要提高合同管理水平，必須使合同工作專門化和專業(yè)化。
合同履行分析，落實合同管理責任。建設單位在合同實施過程中的基本目標就是圓滿地完成合同規(guī)定的任務。在合同具體實施單位和分承包商的具體工程活動中，必須熟悉合同規(guī)定，明確自己的責任，用合同指導工程實施的工作。
建立合同管理工作程序。在工程實施過程中，合同管理的日常事務工作千頭萬緒，極易引起管理的混亂。為了避免混亂現象，使合同管理工作有序、有效進行，必須建立合同工作程序，規(guī)范合同管理工作。
建立報告和行文制度。在承包商工程施工過程中，要建立嚴格的報告和行文制度，尤其是涉及承包商與業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的有關問題都應以書面形式作為最終依據。這是合同法規(guī)定，也是工程管理的需要。
建立文檔管理系統(tǒng)。在工程合同管理過程中，一方面需要大量的資料，另一方面產生大量的資料。因此，建立合同文檔系統(tǒng)，科學、系統(tǒng)地整理和保存工程施工中各有關事件和活動的一切資料就非常重要。
實施有效的合同監(jiān)督。合同責任是通過具體的實施工作完成的。合同監(jiān)督可以保證合同實施，按合同結果進行。合同監(jiān)督可以分為：
（1）對施工單位、監(jiān)理工程師進行合同監(jiān)督。
（2）對其他協作方的監(jiān)督。
（3）現場監(jiān)督各工程小組、項目小組或分包商的工作。
（4）對各種文件合同方面的審查和控制。
進行合同跟蹤。在工程實施過程中，由于實際情況千變萬化，常常導致合同實施與預定目標的偏離。如果不采取措施，這種偏差常常從小到大，逐漸積累，對合同的履行會造成嚴重的影響。跟蹤合同實施過程，就可能達到合同總目標。此外合同跟蹤還能使項目管理人員一直清楚地了解合同實施情況，對合同實施現狀、趨向和結果有一個清醒的認識。
合同評價和判斷。在合同跟蹤的基礎上，進行分析、評價和預測。不論是對正在進行的，還是對將要進行的工程施工都有重要的影響。合同評價可以對實際工作資料進行分析，整理或通過對現場的直接了解，獲得反映工程實施的信息，分析工程實施文件的差異及其原因、影響因素、責任等，確定各個影響因素由誰及如何引起，按照規(guī)定，應由誰承擔及承擔多大責任，提出解決這些差異和問題的措施、方法。
總之，通過準確識別建設工程合同簽訂和履行各階段中的風險，正確評估其危害，加強合同的管理，一定能避免或減少風險，大大提高建設資金的使用效益，確保建設項目按期高質量地完成。