必要檔案管理制是好的開始
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

轉載以下資料供參考

5 檔案工作體制
5.1 組織系統
企業應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網絡。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據企業規模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統一管理企業各類檔案，行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。
大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業應對檔案工作職責進行劃分，明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發事變及災害的發生，并隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業資產與產權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。
5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業領導，統一領導本企業的檔案工作，負責審查批準檔案工作規劃、計劃，對企業依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的準確性、有效性負責，并按規定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作，監督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業應配備遵紀守法、忠于職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定，符合專業技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標準規范組成。
6.1.1 工作規章
企業應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中，同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括:檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等，規定中應明確體現“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統計，檔案管理系統操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交范圍、移交對象、移交內容、移交程序及手續。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子文件、數據庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規處罰原則。

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5 檔案工作體制
5.1 組織系統
企業應建立分管檔案工作領導、各部門和項目負責人的檔案工作領導體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎的檔案管理工作網絡。
5.1.1 檔案工作領導
確定分管檔案工作的企業領導；確定各部門、各項目主管檔案工作的負責人；確定檔案部門的負責人。
5.1.2 檔案部門
根據企業規模和檔案工作實際需要設置檔案部門。檔案部門統一管理企業各類檔案，行使對企業檔案工作的監督、指導、檢查職能。
大型企業應設立具有獨立職能的檔案機構。
5.1.3 檔案人員
根據工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。
5.2 工作職責
企業應對檔案工作職責進行劃分，明確企業、檔案部門、檔案工作領導、檔案人員和文件形成者責任。
5.2.1 企業職責
5.2.1.1建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃。
5.2.1.2 將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門領導及有關人員進行考核。
5.2.1.3維護和確保檔案真實、安全，預防突發事變及災害的發生，并隨技術進步為檔案工作持續發展提供技術和設施、設備保障。
5.2.1.4在企業資產與產權變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。
5.2.1.5按規定向相應單位移交檔案。
5.2.2 檔案部門職責
5.2.2.1 貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。
5.2.2.2 統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。
5.2.2.3 指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。
5.2.2.4 監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
5.3 崗位職責
5.3.1 分管檔案工作的企業領導，統一領導本企業的檔案工作，負責審查批準檔案工作規劃、計劃，對企業依法開展檔案工作負總責。
5.3.2 各部門或項目檔案工作的負責人，負責審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準確負責。
5.3.3 文件形成者應對歸檔文件材料的準確性、有效性負責，并按規定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。
5.3.4 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負責收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質量負責。
5.3.5 檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作，監督、指導各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進行監督、指導與檢查，對檔案管理工作質量負責。
5.4 人員要求
企業應配備遵紀守法、忠于職守、具有檔案專業及相關專業知識的人員從事檔案工作。檔案人員應保持相對穩定，符合專業技術或管理人員要求。
5.4.1 檔案人員的配備應與企業生產、經營、管理和發展需要相適應。
5.4.2 檔案人員應具備大專以上或同等學識水平。
5.4.3檔案部門負責人應具有中級以上專業技術職稱或大學本科以上學歷或同等學識水平。
5.4.4檔案人員應定期進行在職培訓。
6 檔案工作制度
6.1 檔案工作制度體系
企業檔案工作制度體系由工作規章、管理制度、業務標準規范組成。
6.1.1 工作規章
企業應將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業相關的管理制度中，同時將企業檔案工作規定、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案等作為企業管理制度的重要組成部分。
6.1.1.1企業在制定產品開發、科研管理、設備管理、基建工程管理等制度中應提出相應的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。
6.1.1.2檔案工作規定是企業檔案工作的基本要求。其主要內容應包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用要求，資產與產權變動檔案的處置原則，解釋權限等，規定中應明確體現“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 檔案工作責任追究制度應對相關崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關的管理制度中。
6.1. 1.4 檔案管理應急預案，對可能發生的突發事件和自然災害制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序和轉移地點。
6.1.2 管理制度
根據檔案工作各環節需要，制定相關制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統計，檔案管理系統操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。
6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。
6.1.2.2 鑒定銷毀制度應明確鑒定工作的組織及職責、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。
6.1.2.3 保密制度應明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔保密的責任。
6.1.2.4 利用制度應明確檔案提供利用的方式、方法，規定查（借）閱檔案的權限和審批手續，提出接待查（借）檔案的要求。
6.1.2.5 移交制度應規定檔案移交范圍、移交對象、移交內容、移交程序及手續。
6.1.2.6 電子文件管理制度應對本企業計算機應用系統中形成的電子文件、數據庫提出歸檔、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技檔案補充更新制度應明確科技檔案補充更新原則，補充更新程序和方式、違規處罰原則。

以上說的都是傳統的文件管理方法，我們公司現在所有的文件管理都是在一個叫億方云的平臺上進行的，不僅是一般的文件管理，還可以在億方云上面做很多文件相關的協作工作。有對比過同類的一些產品，比如夠快云庫、堅果云、聯想企業網盤等，鑒于億方云同步和移動端這兩個功能的優勢實在明顯，最后選擇了億方云。