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公司OA系統是如何管理、滿足公司發展需要

首頁 > 勞動人事2021-11-22 11:17:44

請問OA系統如何實現企業管理的核心內容?企業又該如何做好OA辦公系統的選型呢?

小型創業性公司,大約70人左右。領導想弄一套好點的OA辦公系統,來助力企業的高速辦公,但對OA系統的功能特點還了解的不是很透徹。所以想問下,OA系統是如何實現企業管理的核心內容的呢?rnPS :目前在使用的有云橋OA,但還想有更多的選擇。
推薦試試吉客云,不僅有豐富的辦公功能,還有業務、財務和人事管理功能;
辦公功能列舉:考勤、流程、工作組、文檔中心、項目管理、任務管理、周/月匯報、日程管理、會議紀要、合同管理等等
業務方面可以處理訂單、倉儲管理、生產管理等(模塊可選購)
總之一套系統可以搞定企業大部分管理,性價比高,可以搜索去官網下載試用,咨詢客服
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集團企業OA辦公管理系統解決方案怎么做?

當企業發展到一定規模,為了優化集團上下協同辦公效率,放權下屬公司、調動集體智慧的同時還要做好有效的集中管控。

一個統一的、智能的、擴展性強的一體化智能辦公平臺是大型企業實現現代化管理的必要手段。目前,泛微OA系統集團管控方案,可以讓數萬人的大型集團在一套系統上辦公。整個系統的搭建主要圍繞集團組織結構,通過權限設置、多維矩陣模型快速落實各分部、各部門獨立維護、分權管理需求,打造一個集團統一管控,分部獨立維護的一體化OA辦公系統。

OA系統大型集團管控方案實施亮點

1、靈活權限設置,保障“分權管理”

設置系統管理員自己的平臺自己管,OA系統通過設置系統管理員讓下屬公司能獨立維護系統,權限分明,保障集團內部有序管理;

(設置管理員)

OA辦公系統以分部、職能崗位為參考線,從多個維度快速鎖定負責人,地產公司的總經理、軟件公司的董事長、總部的發文秘書等等,信息準確、使用高效;

發新聞、讀某個文件、建一個技術文檔等等,OA系統內的所有工作管理員都能把管理和使用權下發給其他人,發揮每一個人的智慧,責任人清晰、管理按業務分類,所有操作權統一下發,在保障各項工作參與度的同時提高效率、保障安全、發揮總部監督作用。

2、分四步完善集團管理,集中管控、按需調配

OA系統從企業流程、知識、門戶、組織共享等四個方面加強總部對信息、企業制度、組織結構的管控作用,充分發揮下屬公司的管理積極性。

組織人員信息統一儲存,獨立維護:將整個集團的組織人員信息全部存儲在OA系統中,使用、維護方便,無需四處查找。

信息門戶獨立維護、互相滲透:門戶是信息聚合地,也是集團和下屬公司之間重要的信息往來窗口。集團的制度、公告統一推送給下屬公司,下屬公司的業務狀況、銷售情況總部隨時可查,加強集團總部對下屬公司的信息管控。

流程貫通,審批留痕可追蹤:將所有工作流程化、電子化,解決集團對于各部門、下屬公司標準化、規范化管控問題。在OA系統權限分級管理作用下,下屬子公司可以根據業務需要,自主決定流程各個審批節點和走向。

知識目錄自主搭建,可共享、有權限:OA系統通過知識目錄獨立建設,滿足下屬公司搭建特色業務知識體系的同時,保障集團知識貫穿到所有下屬公司,實現知識掌控。

(獨立設置文檔使用權限)

思軟大型企業 / 集團解決方案
■ 信息化特點:
1、大型企業及集團一般都為多元化、綜合性企業,其業務范圍涉及多個行業。
2、內部下屬單位多且地理位置分布廣,跨地域辦公,且經營方式多樣化。
3、企業組織架構復雜,層級長,人員多且易變化。
4、內部管理制度較為完善,需進一步完成落地。
5、信息化意識較強,且業務系統較多。
■ 需求目標:
√ 信息發布與共享:建立有效的信息發布和交流的場所,例如電子公告、電子論壇、電子期刊等,使單位的規章制度、新聞簡報、技術交流、通知通告等能夠在單位工作人員之間得以廣泛的傳播,使工作人員及時了解單位的發展動態。
√ 文檔管理與利用:隨著企業發展,各類型文檔也逐步增多,文檔的查詢、歸檔、利用都極為不便,需要進一步實現文檔管理的自動化,可以利用數字化文檔管理系統集中存儲和安全管理各類文檔。

√ 流程制度規范:改變傳統紙化公文辦公模式,實現內外部收發文、呈批件、報表傳遞、工作報告、會議通知等電子化流轉方式,真正實現無紙化辦公,規范化各項工作流程,推動制度落地,提高單位協同工作的效率。
√ 門戶應用與系統集成:企業多種業務系統各自為政的局面已漸漸暴露出各種管理弊端,不利于領導及相關工作員及時獲知處理信息,影響工作效率,需要統一的門戶進行系統的集成,實現工作任務的統一管理。
√ 統一平臺,逐步建立企業應用:為滿足企業未來的信息化管理需求,通過建立統一平臺,自定義模型,不斷擴展各種企業應用,實現全面的信息化建設,以技術推動管理進步。
√ 管理業務一體化:大型企業的管理和業務的關聯性很大,需要IT系統能支撐管理和業務的無縫對接,實現從管理過程到業務過程的一體化價值鏈管理,業務實現的管控閉環。
√ 集團財務費用管控:大型企業戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。
■ 解決方案:
思軟大型企業/集團解決方案通過各類業務模塊幫助企業快速實現業務應用,強大的門戶、信息發布、流程、表單等幫助企業延展個性化業務需求,二次開發接口、外部系統集成實現多種信息系統整合。幫助企業實現內部、外部管理運作一體化的網絡應用流程,全面把握信息,實現科學決策,提升企業競爭力。
1、信息發布平臺
企業能夠通過公告、新聞、會議、信息采編等途徑快速發布、傳播最新動態信息,也能夠通過規章制度、政策法規、大事記等渠道共享企業相關信息。
思軟的信息管理是企業信息流的聚合、分發處理和交互平臺,思軟信息管理真正的統一集中化信息平臺。為你提供專有信息門戶系統、信息管理系統。打造信息的集中及個性化管理,打通組織內外部、各部門或業務的系統之間的信息壁壘,建立公集團統一的管理模式。能實時從組織內部管理通連外部的資訊并根據職能或崗位職責(包括組織外部鏈條的客戶、供應商、合作伙伴)的不同有針對性、主動性的推送,以及把可對外發布的信息直接推送到組織宣傳性的官方網站中去。特點是實時獲取、統一集中化、主動推送性、應用個性化。
2、知識管理平臺
我們尋求通過IT+企業文化+管理制度的手段幫助企業構建學習型、智慧型、知識型企業
思軟知識管理基于統一的社交平臺,為客戶打造一套簡單、易用的新一代知識分享解決方案。系統以知識分享、問答、互動交流、內容管理和虛擬實踐社區為基礎,圍繞“人、知識、流程”構建企業知識分享網絡環境,致力打造“以人為本”的知識分享體系。
思軟知識管理高度關注用戶體驗,應用了大量WEB 2.0元素,打造企業2.0時代的知識分享平臺,以解決傳統知識管理系統部署過程中用戶不愿分享、分享太困難的問題。知識分享的過程包括了知識的識別、獲取、存儲、分享、利用和創新六個步驟;思軟知識管理知識分享解決方案是一系列功能模塊的有效整合。
同時,系統還提供強大的文檔管理功能,可使各類文檔按權限進行保存、共享和使用,并提供方便的查詢手段。根據文檔秘級,可控制機密以上級別的文檔只允許查閱,禁止下載、復制、打印等操作,確保文檔的安全性。
3、門戶管理平臺:
門戶系統能夠有效果的支撐信息的統一聚合、集中化管理和個性化分發,讓集團企業的信息的管理結構化和規范化統一整合傳播,門戶系統的信息分類管理能夠讓企業公司有效的信息信息的細分傳播,對信息的處理能層級的分權或集權化建設,增加信息管控和精細化傳播能力。
信息全面整合,獲取業務異構系統中的數據,全面融合所有的信息。讓組織的信息管理和傳播扁平化、高效化、無邊界化。
4、流程審批平臺
企業流程管理電子化的核心思想是利用信息化工作來推動企業信息化經營管理控制模式的確立和完善。
規劃、梳理、構建電子化的流程體系平臺。梳理成企業的 行政類、人事類、賬務類、業務類、項目類。所有的流程都是企業管理制度的電子化表達,通過固化流程體系的構建支撐企業管控執行落地。
建立全公司統一的工作流程管理平臺,采用電子化的流程,突破各種邊界,進行跨部門、跨企業的即時溝通,構造協作的環境。系統支持自定義各種簡單到復雜的流程。
工作流系統采用圖形化設計器,實現流程定制功能,;工作流系統能夠具備對復雜流程模式的支持,如并行、回退、條件分支等,工作流系統還支持對各流程環節的編輯和表單內容控制功能。
系統提供一個獨立的工作流程引擎,實現工作流程與其他模塊之間的協助和交流。作為一個單獨的工具,可以與其他模塊可以進行互動,為其它模塊的信息載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協同。
5、財務費用管控平臺:
思軟全面預算管理涵蓋從預算體系建立、預算編制、預算執行控制、預算分析、企業績效管理的完整應用。為用戶提供了便捷的預算編制工具、靈活的預算調整、強大的預算控制、直觀的預算分析、預算模塊與總賬模塊一體化等全面預算管理工具。完善全面預算管理制度,建立和優化預算管理流程和預算管理報表;縮短實施周期,有效地控制了公司的投入成本,使系統盡快投入運行;可以定時的實際數據進行抽取并和預算數據進行比較;通過預算監控模塊,管理者每天都能夠看到最新的、圖形化的預算和實際數據,大大提高了管理效率和對市場的反應能力。
6、計劃任務管理平臺
用戶根據管理要求,自行構建計劃管理平臺,實現周計劃與報告、月計劃與評價、年計劃與總結、年度經營計劃的管理,以計劃為導向,規范員工的工作行為,推進企業各項工作按計劃進行,從而提升公司的計劃管理水平,確保年度經營計劃目標的實現。
目標管理:對目標制定、進行分解、發布,讓每個員工能夠清晰的了解自己的目標、并對目標的執行反饋交流,讓領導能夠及時了解員工對目標的執行情況。計劃報告:對周期性的工作進行計劃安排和總結匯報,并在執性過程中進行反饋交流。任務管理:個人及團隊任務管理工具,對任務進行有效的安排、分解、執行反饋、任務督導。評價、績效管理:周期性的內部績效考核平臺,可以為每個員工定義考核模板考核流程并進行周期性考核。
7、客戶管理平臺
思軟客戶管理系統以客戶為中心,從客戶怎么來開始,貫穿銷前、銷中、銷后整體客戶管理周期為核心構筑,將現代營銷管理理念與信息技術相結合,通過完善的業務流程、全面精細的數據采集以及精準的營銷活動,幫助企業建立信息化的客戶關系管理機制,改善企業與客戶在每個階段交往的能力,幫助企業客戶和管理集中在有力的銷售點上,幫助企業管理者合理管理客戶資源,增加客戶粘滯度和忠誠度,為客戶創造長期的價值和潛在的增長,準確高效地幫助企業提高銷售額、提高獲利能力、樹立市場領導地位。
對于企業而言,思軟CRM子系統有助于改善客戶管理、優化銷售流程、縮短銷售周期、整合銷售資源、同時提升成交量,并為銷售活動的成功提供保障。在以往的傳統銷售過程中,拜訪客戶的工作質量,后續的工作進程,普通和優質客戶的區分,銷售策略等,都需要業務員具備相當的經驗和能力。而通過實施銷售自動化,大量工作成本得到節約。業務員只需針對自己手中不同的客戶有計劃的進行工作推進即可。
8、行政服務平臺
通過行政服務平臺,可實現用車管理、物品管理、會議管理、考勤管理、通知公告、期刊…………等后勤管理。使人、財、物以最佳方式結合,得以充分有效的利用,做到“人盡其才” 、“財盡其力”、“物盡其用”,從而促進公司職能工作效率的提高。
9、人事管理平臺
思軟人力管理模塊企業提供一套全面的解決方案,涵蓋人事管理的選、用、育、留。即HR人事生命周期管理。系統全面涵蓋組織機構、崗位、人員、人事異動、招聘、培訓、考勤、績效、薪酬、社保等各模塊,全面支持企業人力資源業務。招聘管理模塊,從用人申請開始到人員招聘面試,簡歷管理,人才庫。培訓管理為企業培訓提供電子化管理工具,考試系統為企業提供在線考試平臺,提高員工業務技能和業務知識面。人事檔案為企業提供電子檔案管理,員工調動管理、獎勵等其他相關功能。合同管理企業提供電子合同和合同的變更管理。考勤管理提供在線考勤,排班等管理;績效管理提供績效考核管理方案KPI考核體系落實等。薪資管理為企業計算人員的薪資。報表管理為企業提供人事管理的相關報表。
10、集成整合平臺
通過配置集成企業各類業務系統、數據報表,建立集中模式下統一管理、穩定高效且靈活擴展的應用集成平臺。并使它們就像一個整體一樣,通過數據庫共享、業務流程整合、不同門戶界面相互結合,進行一站式、集中化的業務處理和信息共享。
11、移動辦公平臺
思軟移動辦公系統基于無線技術和智能移動終端(手機和Pad)實現與單位原有辦公系統之間的對接、互訪,通過移動終端隨時隨地進行日常審批、事務管理(日程安排郵件管理等),信息查詢,構建一個隨身而行的移動辦公室,對于突發性事件和緊急性事件有極其高效和出色的辦公支持,是分支機構人員、移動較為頻繁及外出人員的貼心的掌上辦公工具,它讓工作更加高效、自由。

如何利用OA辦公系統深化企業管理

如何利用OA辦公系統深化企業管理
1、降低人為因素的影響,規范企業的管理
企業傳統審批受人為因素如:時間、地點、內部的溝通等的影響較大,所以企業很多的事情得不到及時、準確和有效執行,而通過OA辦公系統很好‍地解決了審批的跨地域和時間效率的問題。
2、提升企業的辦公效率和執行力
借力OA辦公系統,企業領導者可以實時和有效的監控員工的日常工作,及時的了解流程審批的環節,各項工作任務停滯在哪個部門,問題的原因在哪里。從而有效‍地提升企業的辦公效率和執行力,管理層的政令得到有效的執行和落實。
3、提高企業內部的信息溝通與共享
傳統和手工的辦公模式,部門與部門之間無法進行充分和及時的信息溝通與傳遞,造成工作效率低下、信息傳遞的不及時和不準確,也導致了很多重復性的工作。同時,因為企業很多的事務處理是需要跨部門協作的,員工與員工之間需要高效協作和配合,通過OA辦公系統將跨地區、跨部門的員工緊密地聯系在一起,從而提高企業內部的協作能力,實現有效的信息溝通與共享。

一、設計合理化流程,規范公司管理

在引入OA辦公系統之后,為了充分體現管理者的管理思想,應當在系統投入使用之前即好好規劃和設計好辦公流程,將流程規范化、合理化,從而能夠讓企業職工在使用系統過程中得到良好的引導,把容易受到影響的個人化作業轉變成為固定化的流程化分工與合作,從而盡可能減少人為因素對正常辦公流程的影響,把辦公效率提高,辦公準確率提高,辦公正規化程度提高,做到規范公司的管理。

二、促進工作效率,助推執行力落實與提升

在合理化的流程建立起來之后,隨之而來的便是對這一流程的貫徹和實施,通過流程化的辦公管理,將大大促進企業的工作效率。與此同時,管理者應該注重對于各部門各環節執行力的關注和研究,分析不同部門與人員在執行力方面的優勢或不足,從而不斷查找問題督促進步,將在執行力方面有所不足的部門或人員經過約談或督促,推動其執行能力的提高。

三、發揮平臺優勢,促進部門與員工間的溝通

作為管理和工作節奏非常快的企業而言,公司的部門與部門之間、員工與員工之間的交流與溝通勢必會因為工作繁忙的因素得不到充分的開展,而伴隨著OA辦公系統的引進則能較好地對這一現象進行改觀,發揮OA系統的平臺功用,讓企業擁有了一個可以便捷開展交流和溝通的平臺,通過內部郵件系統、內部論壇系統以及內部公告系統等,可以使不同部門之間和不同員工之間得到在工作之余充分交流的機會,從而增強內部凝聚力。

四、發揮OA功能,加強對員工考核與培訓

一方面,在日常工作與管理之中,充分利用OA系統中的日常考核功能,加強對員工的日常工作考核,例如對于員工的考勤進行考核,對員工在工作執行落實中的效率與結果進行考核,把這些考核情況與績效考核相關聯,從而調動員工的積極性;另一方面,則是利用OA系統所記錄的工作流程情況,對于新進需要交接工作的新員工進行培訓,讓他們通過以往的工作記錄對工作內容和要求有直觀快速的了解,達到節省培訓成本,快速培訓的目的。

五、提升高度,分析OA辦公記錄規劃未來發展

對于企業管理者而言,使用OA系統不僅能對于日常的管理水平有促進和提高作用,而且在日常管理之外,到了季度結束或者年度結束進行總結的時候,可以對過去一段時間里的工作記錄進行歸納、總結和分析,對于企業不同部門與員工的表現以及工作績效進行分析,從而得到報表式的分析報告,進而利用這些直觀數據對未來辦公流程的優化與改進,甚至對于企業下一階段的發展規劃與目標進行謀劃,從而在更高的高度上發揮OA辦公系統的功效。

臨沂慧澤軟件OA辦公系統,使管理者從紛繁復雜的辦公工作中解脫出來,使企業重新注入活力、高效和規范因子的管理工具,也讓管理工作變得輕松。

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