一、合同風險的分析與對策
建設工程合同管理全過程可分為三個階段:第一參與招投標取得合同資格;第二合同談判、簽約階段;第三合同履行階段,相應的風險在三個階段表現為不同形式,必須采取有效對策。
(一)招投標階段
招投標和合同管理二者是相輔相成,密不可分的。招標文件本身就是合同的重要組成部分,也是合同文件重要依據,而合同又是對招標文件條款及合同條件的細化、補充明確。因此在招投標階段,應對招標文件深入研究和全面分析,審核其是否符合國家有關法律、法規和規定。正確理解招標文件,充分了解招標內容及范圍,詳細勘查現場情況,仔細審查圖紙,復核工程量清單,逐條認真分析研究合同條件和招標各項條款,尤其要慎重綜合考慮現有建筑市場條件下發包人借優勢地位在合同條件設置免除自身責任增加承包人責任排除承包人權利等顯失公平的條款。結合企業自身情況,判定是否能滿足要求,盡可能在投標書中作出響應招標文件實質性條款的有利選擇,做到心中有數,熟悉掌握市場要素價格,有針對性制定投標策略,以減少工程中標后合同簽訂履行的風險。
(二)合同洽談簽約階段
工程中標后即轉入合同洽談和簽約階段,該階段是合同風險管理過程極其重要的階段。承包人應對合同條件進行周密審查,結合工程實際情況進行風險分析并采取相應對策最終簽訂有利的工程承包合同。合同的洽談應由專門的合同管理部門負責,對合同條款的嚴密性、規范性、邏輯性認真加以研究,根據招標文件條款及發包人的要求,逐條進行研究分析,避免合同存在單方面的約束性、過于苛刻的權利義務不平衡條款及不完善的風險、索賠、損失、違約責任劃分的相應條款。在合同洽談過程中,談判策略和技巧是極為重要的,應選派有合同談判能力和豐富經驗的人員為主進行合同談判,通過洽談使合同能體現雙方責任、權利關系平衡,盡量避免發包人單方面苛刻約束條款,分析合同條款中各種可能情況下的不利因素,采取特殊問題單獨談判方式,逐步達到簽定對自己有利合同的目標。
(三)合同履行階段
合同履行階段也即完成建設工程施工合同規定的內容的過程,涉及到施工準備、施工、竣工、驗收、保修等內容,合同風險也貫穿整個建設過程。因此在合同實施中,應根據工程具體特點,制定完善合同管理制度,做好合同交底工作,讓項目管理人員清晰明確各項合同條款,嚴格履行,根據工程實際分析地質條件、材料供應、設計變更等風險發生的可能性,采取積極措施,盡量避免風險發生,降低風險損失,加強工程經濟技術簽證工作,正確有效應用索賠手段,將風險轉化為利潤,樹立強烈的合同意識、風險意識和索賠意識,保證合同的順利履行。
二、如何避免合同風險
(一)合同訂立前
當事人假借訂立合同,惡意進行磋商,或者故意隱瞞與訂立合同有關的重要事實或者提供虛假情況,以及采用其他違背誠實信用原則的行為,容易導致締約過失責任。
對訂立合同過程中知悉的商業秘密,在合同未成立時,不得泄露或不正當使用,構成了合同訂立前或第一階段的合同風險。
(二)合同訂立階段
發生重大誤解、顯失公正,欺詐、脅迫或者乘人之危,合同當事人不適資格或者資格缺陷,乃至惡意串通等等而訂立合同,會導致合同訂立階段的合同風險。
(三)合同訂立前和訂立這兩個階段的風險,可以稱為合同前期風險。
(四)合同履行階段
這是實現訂立合同時合同利益設定目標的重要手段。
(五)合同終止后階段
合同當事人的合同利益交易即應停止完結。
合同終止的事由不同,則合同權利義務停止完結的方式和程序就有區別,如,合同義務已經按照約定履行完畢,合同當事人的協助、保密義務仍然存在。
合同風險是指合同利益遭受損失的可能。
合同風險的產生,有合同當事人的原因,也有合同當事人之外的原因,如遭遇不可抗力事件,導致合同利益的取得或實現出現障礙。
在民法典上,廣義的風險是指各種非正常的損失,它既包括可歸責于合同一方或雙方當事人的事由所導致的損失,又包括不可歸責于合同雙方當事人的事由所導致的損失。
狹義的風險僅指因不可歸責于合同雙方當事人的事由所帶來的非正常損失。
合同風險中很重要的一項是價格風險,而所謂價格風險,是指貨物發生損壞或滅失時買方是還應支付貨款的風險。
三、合同管理風險的防范措施有哪些
合同管理風險的防范措施如下:進行合同風險識別和風險分析;始終堅持利益原則;慎重選擇合同商簽人員;等等。
合同風險的客觀存在時由其合同特殊性、合同履行的長期性和合同履行的多樣性、復雜性以及建筑工程的特點決定。合同的客觀風險是法律法規、合同條件以及國際慣例規定,其風險責任是合同雙方無法回避的。工程承包合同的風險主要分為兩類,一是合同本身所帶來的風險。二是合同履約過程的風險。合同本身風險即合同條款形成的風險,主要包括,合同價格、結算方式、合同工期、工程款支付、洽商單及變更單、其他費用等風險。合同價格風險。合同價格風險主要因采用固定總價合同形成的風險,該類型合同一般工程量相對明確,或有相對明確的圖紙,施工單位根據現有圖紙、資料在短期內進行報價。由于報價時間短,承包商無法詳細計算工程量,尤其是二類費用通常只要按經驗進行報價,錯報、漏報現象時有發生。并且施工單位為了中標,不敢報高價,報價水平較低,承包商索賠機會小,虧損風險大。該類型合同階段簡單,有利于業主控制投資,是近階段業主采用的主要合同形式。合同結算方式風險。合同結算方式風險主要包括合同中約定采用的定額及取費、結算總價降點率、結算件審核時間、結算件審核程序、結算件審減額扣款、合同外調價方法、結算爭議解決方法等。在簽訂合同時施工單位一定要注意結算條款,尤其是要明確結算件審核時間,有的業主以沒有約定結算時間在項目竣工后遲遲不給結算,有的業主要求結算實行三審或四審,或聘請外審,人為設置結算障礙,故意拖延結算時間,造成項目竣工后幾年不能結算。合同工期風險。合同工期是項目在合理施工組織條件下要達到的項目交工的日期,合同工期的制定要科學合理。由于業主原因一般項目工期都處于前松后緊狀態,到工程后期業主為實現交工,一味壓縮正常工期,不管前期受何種因素影響,都會采取強制手段,倒排工期,后門關死,往往造成施工單位進行趕工。所以簽合同時一定要明確主要工序里程碑控制點,并說明影響工期的條件,一旦工期延長要分清責任,由責任方負責全部責任。如合同中要明確土建與安裝的交接時間,施工圖紙到圖時間,主要設備材料到貨時間,交工驗收標準等,以上因素是影響合同工期的主要因素。工程款支付條款中的風險。工程款的支付按時間劃分大致可分為四個階段,即預付款、工程進度款、最終付款和質量保修金。當前拖欠工程款已成為困擾施工企業的嚴重問題,墊資、帶資施工的現象仍然十分普遍,這些都給施工企業的良性發展帶來困難,同時對正常工期也受到影響,也是施工單位拖欠農民工工資的主要原因。許多工程合同對這部分條款不甚明確,尤其是對工程款支付違約索賠條款約定不完整、不嚴密,不公平,給施工企業造成經濟糾紛和經濟損失。工程變更風險。由于工程項目的復雜性和工程項目施工的長期性,合同執行過程中經常涉及工程變更問題。如果承包商在施工中提出了關于設計更改、材料設備換用的合理化建議,經業主工程師同意,可以變更。但如未經工程部同意,擅自變更,即使是合理的,承包商也要對此賠償損失,并且不順延工期。在變更程序上的疏忽,容易導致業主的反索賠。合同履約風險。合同履約風險即在合同執行過程中形成的風險,由于施工合同管理貫穿于項目管理的各個環節,因而履行施工合同必然涉及項目各項管理工作。施工合同一旦生效,項目的各個部門都要按照各自的職權,按施工合同規定行使權利履行義務,保證施工合同的圓滿實現。合同履約風險主要包括:安全、質量、進度管理風險。安全風險主要包括違章罰款,重大安全事故的發生,為保證安全生產而增加的安全投入等造成的項目管理成本增加。質量風險主要包括執行規范標準,提高產品質量的投入,或重大質量事故造成的損失。進度風險主要包括為趕工而增加的成本投入。過程資料的確認與積累。施工單位對現場隱蔽工程,過程施工記錄等見證資料要及時填報記錄表格,并及時得到監理、業主的確認。索賠文件的上報與確認。施工單位對于與合同約定或報價不一致的事件要及時上報索賠文件,并在規定時間內得到監理、業主的確認。合同風險防范措施合同風險防范措施是降低合同簽訂和合同履約風險的重要環節,對施工單位實現項目管理目標起到事半功倍的效果,所以施工單位應加強合同風險防范措施,合同風險管理主要涉及以下環節。投標報價階段風險管理。加強投標報價的管理工作,從源頭降低合同履約風險,是提高投標中標率的關鍵,也是合同管理的重要內容。招標文件的評審。購買招標文件后,由招標投標部門牽頭,組織各職能部門進行招標文件評審,由各只能部門對相應管理職責提出評審意見,主要針對招標文件中工期、安全、質量、進度、資金支付、結算條件、施工環境、材料設備供應、交工驗收及稅收等風險因素進行評審,再由招標投標部門收集匯總評審意見,組織評審組深入研究和全面分析風險因素,正確理解招標文件,吃透業主意圖和要求,制定相應投標策略,盡可能在投標書中,在作出相應投標文件實質性條款的情況下作出有利的選擇。同時招投標部門要深入了解發包人的資信、部門立項、施工許可手續、資金狀況等其他重要信息。對于相對明確的風險要通過澄清文件讓業主給予澄清。投標報價策略。風險越大,風險附加費越高。但是,風險附加費的增加必須要有一個增加范圍,對于承包商來講,風險附加費不宜定得過高,過高必然會提高投標價格,會降低競爭力。因此。施工企業一定要結合企業的管理水平,通過研究競爭對手和其他相關資料來確定具體的投標價格。合同談判階段風險管理。對投標過程要對合同條款逐條進行認真研究,反復與招標單位進行磋商再做出相應承諾,合同文本盡可能采用《建設工程合同示范文本》。部分發包人提供的非標準示范文本合同書,往往條款不全、不具體、無針對性,缺乏對業主的權利限制性條款和對承包商保護性條款,要盡可能地修改完善。如果不修改,合同一旦簽訂,施工單位會隱含較大風險。對于關鍵合同要組成合同評審小組,對合同條款再次進行評審。在合同談判過程中人員配備上,施工單位合同談判人員既要懂工程技術,又要懂法律、經營、管理等方面的知識,有必要時組成專業的合同談判小組。在談判策略上,承包人應善于在合同中限制風險和轉移風險,達到風險在雙方中合理分配,這就要求承包商對于業主在何種情況下,可以免除責任的條款應研究透徹,做到心中有數,切忌盲目接受業主的某種免責條款,否則業主就有可以以缺乏法律和合同依據為借口,對承包人造成的損害拒絕補償,并引用免責條款推卸法律責任,使承包人蒙受嚴重經濟損失。因此,對業主的風險責任條款一定要規定得具體明確。總之,依據國家法律法規對施工合同管理具體規定,在合同談判過程中進行有禮有節的談判尤為顯得重要。合同履約管理。由于施工合同管理涉及到施工企業生產經營的各個環節,因而履行施工合同必然涉及企業各項管理工作,施工合同一經生效,企業的各個部門都要按照各自的職權,按施工合同規定行使權利履行義務,保證施工合同的圓滿實現。進行合同風險因素分析,并制定相應的防范措施。對于可預見的風險,要認真分析,制定專門的防范措施,落實到相關部門和責任人,并下發風險控制文件,隨時跟蹤事態的發展,力爭最大可能的降低風險。組織部門有針對性的進行合同交底,對分析出的風險按管理部門進行交底,明確各部門管理重點,督促部門指導現場進行風險控制。一切生產經營活動以合同條件為依據,項目在組織生產經營時,一切活動以合同為依據,按照合同要求辦事,按合同要求完善管理手續,避免與合同沖突的事件發生。定期檢查合同執行情況,在合同執行過程中要按期組織合同執行情況對接會,各部門對照合同檢查執行情況,對產生的偏差進行分析,并采取措施糾正措施,防止有大的偏差。索賠管理在充滿風險的建筑安裝市場中,索賠是施工企業保護自身利益的一種方式。索賠不僅僅是費用上的補償,它是一種正當的權利,是以法律和合同為依據的、合情合理的行為。我國建筑安裝企業要想在國際建筑市場中分一杯羹,就必須改變“不懂索賠、不敢索賠、不會索賠”的現狀。因此,參與過程項目管理人員必須樹立索賠意識。一是索賠的及時性。承包商進行索賠應在索賠事件發生之時,而不是之后出具正式函件通知業主或其代表。國際上普遍上采用的fidic合同對許多索賠時間都有時效期限,如對工程師簽發的圖紙或指令過遲而造成的工期延期,應在合同約定的時間內書面通知工程師并報告業主,出具工期索賠細節。逾期不報,業主有權拒絕索賠要求。二是索賠資料的完整性。只有實際發生了經濟損失或權利損害,一方才能向對方索賠。經濟損失指因對方因素造成造成合同外的額外支出,如人工費、材料費、機械費、管理費等額外開支,權利損害是指雖然沒有經濟上的損失,但造成了一方權利上的損害,如由于惡劣氣候條件對工程進度的不利影響,承包商有權要求工期延長等。因此,發生了實際的經濟損失或權利損害,應是提出索賠的一個基本前提條件。所以,承包商提出的索賠申請應有確鑿的索賠證據。在過程管理中,管理人員應注意所有原始資料的保管、分類、匯總,以便在索賠事件發生時能提供齊備的資料證明,可利用錄像、拍照等手段,反映現場實際情況,并及時得到監理、業主的批準。三是索賠的技巧性。在過程承包活動中,承包商常常處于不利的地位,這是由激烈的市場競爭造成的。在解決索賠問題中,由于雙方利益和期望的差異性,在談判過程中常常會出現大的爭執。如果承包商態度強硬地堅持自己的觀點,會造成雙方關系緊張,失去長期合作的機會。因此,在索賠談判中,承包商應避免和業主發生沖突,要善于整合雙方的差異,尋找付出較小代價就能給業主帶來很大利益的條款。此外,讓步是解決爭議的常用技巧,在具體操作中,承包商應提出較高的索賠期望,經雙方談判,在業主感興趣或利益所在支出作出讓步,如縮短工期、提高工程質量等,同時爭取業主作出相應的讓步,從而實現索賠目標。
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