合同檔案管理原則
　　1、合同檔案管理實行網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
　　2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。
　　3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文檔管理。
　　合同文檔管
合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。
　　合同文檔管理辦法
　　1、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進行分類編號。
　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
　　3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。
　　4、合同管理組應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
　　5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
　　6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
　　7、合同文檔必須專人負責。
　　合同文檔管理辦法
　　1、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進行分類編號。
　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
　　3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。
　　4、合同管理組應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
　　5、各分公司、各部門員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
　　6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。
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合同管理存檔是合同管理的重要環(huán)節(jié)，有效的合同存檔可以保證合同信息的安全性和完整性，方便企業(yè)在未來進行合同審計和法律爭議時使用。以下是合同管理存檔的一些常見方法：
紙質(zhì)存檔：將紙質(zhì)合同存放在安全的地方，例如專門的合同存檔室或保險柜中。每份合同應該有唯一的編號和標識，以便于管理和查找。
數(shù)字存檔：將合同電子化存儲，可以選擇云存儲或企業(yè)內(nèi)部服務器存儲。電子存儲可以減少紙質(zhì)存儲的空間和成本，方便查找和管理。
統(tǒng)一管理平臺：可以使用專業(yè)的合同管理軟件或平臺，將合同信息存儲在統(tǒng)一的平臺上，方便管理和查找。一些合同管理軟件還提供了合同審批、電子簽名等功能，進一步提高了合同管理的效率和安全性。
伴隨著數(shù)字化技術的升級，統(tǒng)一的管理平臺受到越來越多企業(yè)的歡迎。藍凌智慧合同管理平臺，提供了多種方式來管理合同檔案，主要包括以下幾個方面：
合同存儲：平臺提供云存儲和企業(yè)內(nèi)部服務器存儲兩種方式，用戶可以根據(jù)需要選擇合適的存儲方式。用戶可以通過上傳合同文件的方式，將合同信息存儲到平臺中，平臺支持各種文件格式，例如Word、PDF、圖片等。
合同歸檔：平臺支持對合同進行分類歸檔，可以將合同按照合同類型、合同主體、合同有效期等多種方式進行分類。對于已經(jīng)歸檔的合同，用戶可以通過全文檢索、分類、篩選等方式快速找到需要的合同。
合同審批記錄：平臺提供了完整的審批記錄功能，用戶可以查看合同的審批歷史，包括審批流程、審批人員、審批時間等信息。
合同風險評估：平臺支持自動化的風險識別和評估，用戶可以通過風險評估功能，對合同進行風險分析，及時發(fā)現(xiàn)合同中存在的風險問題，避免合同風險帶來的損失。
合同報表輸出：平臺支持對合同數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和報表輸出，用戶可以根據(jù)需要自定義報表內(nèi)容，方便對合同數(shù)據(jù)進行分析和管理𰤴

　　檔案管理制度
　　一、檔案人員崗位責任制
　　1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。
　　2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。
　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。
　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。
　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。
　　9、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。
　　10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
　　二、檔案保管制度
　　1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。
　　3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
　　4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
　　5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
　　6、檔案人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理交接手續(xù)。
　　三、檔案保密制度：
　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
　　2、嚴格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。
　　3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
　　4、不得擅自摘錄、復制檔案內(nèi)容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
　　5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
　　四、檔案移交制度：
　　1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。
　　2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
　　3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
　　4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
　　5、檔案人員調(diào)動工作時，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領導繁體字認證后方可離開崗位。
　　五、檔案立卷歸檔制度
　　1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
　　2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
　　3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類準確，合理組卷。
　　4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
　　5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。
　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質(zhì)量檢查，及時登記，編目上架。
　　7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
　　六、檔案統(tǒng)計制度：
　　1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作，準確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。
　　2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳，做到數(shù)字準確。
　　3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作，做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計資料。
　　4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。
　　5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性，統(tǒng)計分類標準化，統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。
　　七、檔案的開發(fā)利用
　　1、充分利用檔案為教育教學服務。
　　2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。
　　3、對檔案的利用要及時登記。
　　八、檢查與考核
　　1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，并列入有關人員的職責范圍及工作標準。
　　2、本標準由市社區(qū)服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，并作為考核有關部門、有關人員的依據(jù)。