行政管理制度總則
一、目的
1.1 行政管理是為實現管理目標而進行的動作、控制、授權、反饋等企業內部管理行為的總和，是區別于業務管理的企業基礎管理。
1.2 行政管理有責任對公司上下、各部門之間管理活動進行協調。
1.3 本制度旨在規范公司各級管理機構的行政管理，建立統一、科學、嚴格的行政管理體制，為進一步提升整體管理水平奠定基礎。
二、適用范圍
2.1本制度規范公司的行政管理工作，是公司整體管理制度的重要組成部分，公司所屬職能部門和所有員工， 在行政作業事項中除國家有關規定外，皆按本制度辦理。
三、內容
3.1 本制度涵蓋行政管理、文書管理、辦公管理、會議管理等內容。
3.2 行政管理原則：
3.2.1服從指揮：對上級合乎法律和制度的指令都要服從,不得無故拖延上級布置的任務。
3.2.2逐級管理：上級對下級指揮和下級對上級的請示都要逐級進行，不得越級。上級可越級檢查不可以越級指揮，下級可以越級申訴不可以越級請示。申訴用書面形式表達。
3.2.3一人負責：不論什么工作，上級應使最終負責任的人只有一個。
3.2.4連續工作：任何人任何形式的離崗，都要做好工作交接，不得使工作間斷。
3.2.5及時復命：任何指令不管能否完成， 必須在限定的短時間內向下達指令者回復。
3.2.6一致性：任何人無權改變公司制度規則，制度的改變必須按程序進行
3.2.7指揮：在管理結構圖或崗位設置圖上有指揮線直接連接的上下級崗位之間有指揮與被指揮的關系。
3.2.8授權：包括常規性授權和臨時性授權。授權時要把要求下級做什么，達到什么效果，賦予下級什么權力，必須清楚，同時應當把這種授權通知相關人員。授權應避免權力的交叉和重疊。臨時性授權是指，任何管理者由于個人原因使自己的工作職責不能夠親自完成時，可通過授權的方式讓下屬完成。
3.2.9檢查監督：任何管理者都有檢查監督的職責，主要是本部門負責范圍內的檢查監督。
3.3 行政效能管理的五項行為規定“五定模式”：
3.3.1定位……“人”的功能及角色的扮演，必須設定，才能實施權責與職責的機能。
3.3.2定點……內部實施與運用的各式表格、資料、文件等，必須設定固定的“責任區”和“置放區”，以確保操作的流程化，做有條不紊。各種文件資料必須分類列冊管理。
3.2.3定向……依工作流程方法運轉，在每一個環節，皆保持一定的操作方向，才不致混亂。
3.2.4定人……將工作責任到人，實施“個人責任制度”，在每一個環節流程中， 無論是表格、資料、文件等，都必須落實到個人負責范圍，以便執行查核、推動及督導。
3.2.5定時……將上述所列的各式內容，在日作業、周作業、月作業或季度作業中， 無論是由上往下或由下往上，都必須設定“時間管制”以便加強效率運轉。
3.2.6員工須以書面方式取代口頭方式、以記錄方式取代記憶方式進行工作流程，任何口頭請示、承諾或批準均為無效；能夠以表格反饋的事項盡量不以文字描述，能夠以圖表描述的事項盡量不用表格。
辦公環境管理與禮儀規范
一、目的
1.1為加強辦公室管理，規范本公司全體同仁的儀態、舉止；以及工作紀律，營造一個舒適、良好的工作環境，特制定本規定。
二、適用范圍
1.2本制度適用于本公司所有部門和全體員工。
三、內容
1.3辦公環境管理
1.3.1公司所有員工必須注重創造辦公室里良好的有形和無形的工作環境。具體如下：
1.3.1.1愛護辦公室環境，不隨意變更辦公室的布置和色調，不亂擺放掛件和飾物。
1.3.1.2自覺維護辦公室衛生，不亂丟垃圾紙屑；不隨地吐痰，個人自備水杯，茶水不亂到；如不慎將地面、臺面弄臟，應隨手擦干凈，便于他人使用。
1.3.1.3愛護公物，各類辦公用品、設備須按操作方法使用；公用辦公設備， 如傳真機、復印機、打印機等由辦公室安排專人管理、使用。
1.3.1.4辦公桌臺面保持整潔、衛生，不擺放與工作無關的物品。
1.3.1.5每日工作完畢后，個人文件、資料、賬簿要及時清理、整理，并收入檔案柜和抽屜內。
1.3.1.6禁止在辦公室里吸煙。
1.3.1.7早餐不得帶入辦公室，不得在辦公室吃零食、瓜果等。
1.3.1.8不得在工作時間閑聊、唱歌和大聲喧鬧，說話語調要放輕，以免影響他人工作。
1.3.1.9工作時間不在辦公室隨意走動；不在辦公室玩電腦游戲；不閱讀與工作無關的書籍（如小說、雜志等）。
1.3.1.10不得攜帶危險、違禁物品進入辦公室。
1.3.2 營造和睦、團結、互助的工作氛圍，提倡精神文明的建設。具體要求如下：
1.3.2.1對待同事的態度應是真誠有禮，工作中如果出錯，不要推諉卸責?！凹核挥?，勿施于人。”是同事間相處的一條重要原則。
1.3.2.2傷人的話不要說，傷人的事不要做，更不要熱衷于探聽和傳播別人的隱私，不要講不利于團結的話；做低級趣味的事。
1.3.2.3言必行，行必果，對領導不要信口保證，對同事不要隨便輕易許諾。
1.3.2.4當工作中產生分歧時，應注意將分歧控制在一定的范圍內，要就事論事，對事不對人。同事相處應和睦相處，不卑不亢，注意尊重他人的人格。
1.3.2.5下級應尊重上級，如果上級布置的任務和自己的想法相左，如沒有嚴重的失誤，應按布置的去做，意見可事后交流。如果上級確有失誤，應注意提意見的方式方法，應避免越級。
1.3.2.6下級對上級的態度不要唯唯諾諾，過分謙恭、阿諛奉承。也不要目無領導，越級上報；
1.3.2.7上級也應尊重下屬，要有寬容之心，應善于與不同性格的下屬相處。
1.3.2.8作為上級應知人善任，任人唯賢，不能任人唯親。
1.3.2.9公司配置的電腦屬指定的使用部門和使用人管理，未經同意，不得擅自使用他人的電腦，嚴禁私自調閱、刪改、刪除他人的電腦文件。
1.3.2.10未經允許，不得隨意翻看同事的文件、資料等
1.3.2.11借用公司或他人的東西，使用后及時歸還。
1.3.2.12非因公務，不得私自動用公款、公物。
1.4禮儀規范
1.4.1 辦公室員工必須注意儀表儀容，講究禮儀風范。具體要求如下：
1.4.1.1 穿著整潔、高雅，講究品位和內涵。
1.4.1.2每周一至周五的工作時間內，男性員工上班必須著工作裝。女性員工上班著裝須得不透、露，不過分華麗，上班不得穿超短裙。
1.4.1.3夏季、周末（星期六），員工可著便裝上班，但必須大方、得體，具有積極向上的精神面貌。
1.4.1.4皮鞋應每日清潔，不得穿帶釘子的鞋上班；女性員工不得穿鞋跟過高的皮鞋。
1.4.1.5女性員工上班應化淡妝，保持清秀、健康、靚麗的形象，不宜用香味濃烈的香水。
1.4.2辦公室員工必須注意日常辦公禮儀，養成文明辦公的職業習慣。具體要求如下：
1.4.2.1公司內以職務稱呼上司；同事間以職務、名字等相稱。
1.4.2.2辦公室員工在工作時應保持優雅的坐姿和站姿，不得亂坐亂靠，注意個人風度。
1.4.2.3進入領導房間請示匯報工作，須先敲門， 聽到應答后再進入并隨手關門。
1.4.2.4接聽電話要迅速、正確，要求在第三聲鈴響前取下話筒， 回話時要首先問候，通報公司名稱，并認真做重要事項記錄；結束時禮貌道別，待對方切斷電話后再放電話。
1.4.2.5工作時間內，不得打私人電話，不得在電話里聊天。上班時，在通道、走廊、電梯走動，要放輕腳步，不要行色匆忙；不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨。
1.4.2.6在通道、走廊、電梯里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。
1.4.2.7在外與公司同仁相遇應點頭行禮表示致意。
1.4.3 辦公室員工在辦公室接待來訪客戶（客人），應按下述要求做好接待工作：
1.4.3.1對約定的接待，事先做好各項準備。
1.4.3.2有客戶（客人）來訪，馬上站起來接待，引坐、讓坐，倒水或砌茶。
1.4.3.3接待客戶（客人）時應主動、熱情、大方、微笑服務，要首先表示歡迎。
1.4.3.4對需要向領導和同事介紹、引薦的客戶（客人），在接待后要及時介紹、引薦。
1.4.3.5客戶（客人）離去，要熱情相送，表示感謝，歡迎再次惠顧、
印章管理制度
一、目的
1.1本制度規定了印章和介紹信保管及管理內容要求。
二、適用范圍
2.1本制度適用于本公司所有部門和全體員工。
三、內容
3.1印章的種類：
3.1.1 印鑒：指公司向政府主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。
3.1.2 職銜章：刻有公司負責人職銜的印章。
3.1.3 部門章：刻有公司部門名稱的印章。
3.1.4 職銜簽字章：指刻有公司負責人職銜及簽名的印章。
3.2 印章和介紹信的保管
3.2.1 公司印章和介紹信由行政部保管，通常情況下，董事長（總經理）不可直接保管公章。
3.2.2合同專用章由董事長（總經理）保管；合同專用章僅用于產品銷售的業務合同，公司的其他重要合同必須使用公章。
3.2.3 財務專用章及公司負責人名章等預留銀行印鑒由公司財務負責人和董事長（總經理）分別保管，與銀行支票分開管理，支票及其他有價證券由出納保管。
3.2.4 各職能部門的部門章由部門負責人指定專人保管。
3.2.5 印鑒為公司的貴重物品，各印章保管人須妥善保管好公司印章，不得私自用章，并把好用印關。有遺失印鑒或用印違規失職者，公司將視情節嚴重程度予以處分。
3.3用印、用信規定及手續：
3.3.1 任何部門或任何人要蓋公章，必須填寫《公章用印登記表》，并經公司負責人同意后方可用印，并由總經辦蓋章。在公文上蓋印是公文合法的標志。因此，必須正確無誤， 認真對待。凡經領導簽發的公文， 不得漏蓋印章或模糊不清。蓋章的位置放在公文年月日的中間。
3.3.2 任何部門或任何人要蓋合同專用章，必須填寫《合同專用章用印登記表》并經公司負責人審核同意后方可用印，并由總經理蓋章。
3.3.3 財務專用章及法人章必須根據已經由公司各級領導審核批準的財務憑證用印。
3.3.4 用部門章也須填寫《××章用印登記表》，并經部門負責人或其指定職務代理人簽字同意后方可用印。
3.3.5 凡因公事須介紹信，均由公司負責人簽字同意，由行政部登記后，出具介紹信， 并加蓋公章。介紹信必須寫明具體事由。
3.3.6 公司員工因個人私事要該公章，必須經公司負責人審核同意后，總經辦予以登記，再行蓋章。
3.4拒絕用印：
3.4.1 禁止在空白紙上蓋印。
3.4.2 非公事不能開具介紹信
3.4.3 禁止開具空白介紹信。
3.4.4 對事由含糊不清或模棱兩可的不予辦理。
3.5工作程序
3.5.1《印鑒管理流程圖》
3.6 相關記錄表格
3.6.1《用印審批表》
3.6.2《公章用印登記表》
3.6.3《××章用印登記表》
3.6.4《合同專用章用印登記表》
辦公自動化管理制度
一、目的
1.1電話和傳真已經成為現代信息溝通的主要工具，本制度所指電話傳真管理是從接收到最后處理的全部環節的完整程序化管理。
二、適用范圍
1.2本制度適用于本公司所有部門和全體員工。
三、內容
1.3 電話、傳真操作管理：
1.3.1 接聽電話時，標準用語為：“您好，奧新公司”。
1.3.2 接聽電話要迅速、準確，用語簡練、清晰、耐心。應在鈴響2－3聲之間就拿起話筒。
1.3.3 接聽電話時要做好記錄準備主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何時、何果。
1.3.4 各部門必須有電話記錄本， 并定期歸檔，作為信息傳遞的重要基礎資料。
1.4 傳真的接收：
1.4.1 接收傳真時注意幾個要素：來電人姓名、單位、傳真頁數，重要程度，送交時間， 送交部門， 送交何人。
1.4.2 傳真不清晰時，必須及時要求重傳，直至清晰為止，對于重要數字要進行核定。
1.4.3 收到傳真后要立即登記在《傳真記錄簿》，將相關要素記錄清楚，作好簽收工作。
1.5電話與傳真的傳遞與處理：
1.5.1接聽電話、傳真后應立即填寫《傳真、電話處理單》，將有關信息及時反饋到相關部門或相關領導，具體要求是：
1.5.1.1 公司、部門負責人的重要電話、傳真，必須在電話結束后10分鐘內與有關人員取得聯系并及時準確地傳達電話內容。
1.5.1.2 當無法與相關人員取得聯系時， 必須根據事件急緩，在盡可能短的時間內給來電者回復，并繼續與相關人員聯系。
1.5.1.3 重要傳真件必須復印后立冊歸檔。
1.5.1.4 任何有實質內容的傳真與電話都必須記錄在登記簿上。
1.5.1.5 重要傳真、與電話必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序進行。
1.6 電腦及網絡管理1.6.1電腦設備作為我們工作必不可少的重要工具，計算機網是指利用網絡設備、通信介質和適宜的組網技術與協議， 以及各類系統管理軟件和應用軟件，將公司計算機和各種終端設備有機地集成在一起，用于培訓、公司管理、信息資源共享等方面工作的計算機局域網絡系統。各部門、各地須按本
規定落實電腦及網絡管理實施細則，并嚴格執行。
1.6.2 公司所有計算機由辦公室負責。未經辦公室許可，任何人不得更換、損毀；不得改變其物理的位置、性能；不得改變其連接關系、運行狀態、系統配置。
1.6.3 辦公室負責電腦及外設、備件的計劃、采購，同一單位使用的電腦盡量購買同一個品牌，以便于維護和硬件資源共享。各部門如確需配置電腦，需向公司負責人提出申請。
1.6.4 各部門應該及時在局域網提供本部門制定的規章制度、公司使用各類表格等（已經各部門確認的）必須設定共享。
1.6.5 辦公室要切實加強對員工上網的管理和引導。為避免網上不良信息對計算機侵襲和影響，使用者必須一星期至少進行3次電腦殺毒措施；為優化電腦內存，每月進行一次內存空間整理。
1.6.6 電腦如在操作過程中發現異常情況， 須立即報本部門負責人，仍不能解決，由辦公室作相應處理。
1.6.7 公司網所有使用者應在其上網過程中應該遵守網絡禮儀和道德規范，不得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露他人秘密以及其他不良行為。
1.6.8 違反本辦法及人為造成網絡故障、系統異常使公司遭受經濟損失的，其責任由本人自負外，公司給予相應處罰。
1.7信息管理
1.7.1本著一人負責的原則，每臺電腦必須確定一人負責。用戶對系統和辦公室所分配的電腦在在職期內享有專用權，為了防止數據被盜、丟失、系統錯亂等現象，須進行必要的密碼設置。任何人未經許可，不得使用。
1.7.2者必須經過專業培訓，未經培訓者不得單獨上機。
1.7.3不準吸煙或進行其他與操作電腦無關的事情。
1.7.4軟件必須經過電腦管理部門的同意方可進行。
1.7.5信息資料的復制必須經過本部主管領導的同意方可進行。
1.8工作程序
1.8.1《通訊管理程序》
1.9相關記錄表格
1.9.1《電話記錄簿》
1.9.2《傳真記錄簿》
1.9.3《傳真、電話處理單》
1.9.4《傳真樣本》
行文管理制度
一、目的
1.1為了規范本公司公文處理的標準和要求及文收、分、傳、辦以及行文的基本內容、要求、程序特制定本規定。
二、適用范圍
1.2本制度適用于本公司所有部門和全體員工。
三、內容
1.3文件種類：
1.3.1 請示：請上級指示和批準，用“請示”。
1.3.2 報告：向上級匯報工作，反映情況，用“報告”。
1.3.3 批復：答復請示事項，用“批復”。
1.3.4 通知：傳達上級指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公
文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。
1.3.5 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬單位知道的事項， 用“通報”。
1.3.6 決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。
1.3.7 函：平行或不相隸屬單位之間互相商洽工作，向有關主管部門詢問和答復問題，用“函”。
1.3.8 會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。
1.3.9 簡報：上下左右之間反映工作情況，交流工作經驗，主要限于內部使用的，用“簡報”。
1.3.10 調查報告：為了解決實際問題，掌握客觀規律，進行調查，獲得對事物本質和規律性認識，用“調查報告”。
1.4公司行政文件分為三類：
1.4.1 A類文件：制度、規定、規范、補充規定、規章制度的解釋說明等；
1.4.2 B類文件：公告、決定、通告、通函、通知、復函等；
1.4.3 C類文件：公司簽呈、文件會簽單、收發文確認單等表格單據類。
1.5公司行政文件編號規則：
1.5.1 A類文件編號規則：AAB－CCCC－DDD
1.5.1.1 AA：編文單位及部門。
1.5.1.2 B：文件類別碼， A類文件的類別碼即為“A”。
1.5.1.3 CCCC：文件編制的年份。例如，20011
1.5.1.4 DDD：順序號，是在前三項基礎上的大流水號。
例如：《行政管理規定》編號為“AXXZ-SK-2011-07-01”
1.5.2 B、C類文件編號規則：AAB－CCCC－DD－EE－FF
1.5.1.1 A：編文單位及部門。
1.5.1.2 B：文件類別碼。
1.5.1.3 CCCC：文件編制的年份。
1.5.1.4 DD： 文件編制控制代碼
1.5.1.5 E： 文件編制日。
1.5.1.6 FF： 順序號，是在前五項基礎上的大流水號。
例如：2008年7月10日發布的《宿舍規定》，編號為“AXXZ-SK-2008-02
1.6公司行政類表格單據類碼：表格－部門名稱－表格名
例如：財務管理中心的《借款單》，編碼為：“表格－財務部－借款單”
1.7只有公司職能中心有權簽發A、B類文件，簽發人必須為公司負責人或職能中心負責人，核發人必須為公司負責人或行政部。涉及多個部門配合執行的文件通過知曉人簽字的方式完成會簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發文部門。
1.8文件格式：
1.8.1 公司內部及對外的文件均需打印，無論行文或表格，均應采用標準的頁眉及頁腳格式。除固定的表格外，整篇文章的上下頁邊距不少于2厘米，左右頁邊距不少于2.5厘米，連續數頁的文章，應于頁腳正中連續編號（例如共5頁的第 2頁標為“第 22 頁 共 62 頁”，字體一律用簡體宋體，主標題二號字體，副 標題三號字體，正文小四號字體，正文行間距為固定值24磅；文件標題之下均 需注明文件編號；文件結尾須有簽發部門發人、核發人、抄報、送、抄發行等。
1.8.2 文件格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送（抄報）單位、公文字號等。
1.8.3 文件紙一般用A4紙，中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
1.8.4 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補， 裁切折疊，使其整齊劃一。
1.8.5 內部行文可以用各部門的名義行文，各部門不得聯合行文，各部門之間不要用發文形式解決一般性問題。
1.8.6 各行文單位一般不得越級行文，特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的單位。
1.8.7 向上級請示的公文應一文一事， 主送一個單位，不要同時抄送下級單位， 不要直接送領導人（除直接交辦外）；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。
1.8.8 對外行文的字號：
1.8.8.1 公司：X1X2（X3）總字第0000號。X1X2為公司簡稱；X3為地區類別，不需分地區者省略；0000為公司收（發）文流水號。
1.8.8.2對于企業對外行文編號由行政部統一制定管理。
1.9 管理內容和要求：
1.9.1 保證及時、準確地處理公文，反對積壓和紊亂， 注意文件的安全，防止失密泄密，是公文處理的基本原則。及時，就是要時刻注意文件的時間性，保證及時、迅速地處理公文，解決問題， 不積壓， 不拖拉， 不誤時，不誤事。一般公文的處理以不超過一周為限， 緊急公文隨到隨辦。準確，就是要時刻注意文件辦理的準確性，行文文字要簡明、確切， 條理要清楚。文件收發運轉要準確無誤， 不出差錯。
1.9.2 收文
1.9.2.1有外單位送本公司的公文，統一由行政部簽收、拆封、登記。做到當日來文，當日拆封。如發現漏頁、漏附或誤送， 應立即聯系發文單位。因故未能將當日來文拆封處理時，應將收到的文件全部看一遍，急件急辦，以防誤壓。
1.9.2.2“親收”、“親啟”的文件，一定要有收件人或指定人員親自收啟?？梢暻闆r進行登記。
1.9.2.3 “絕密”文件， 一定要由公司負責人或指定的人員拆封。
1.9.2.4某些不重要的，今后又無參考價值的文件，如一般的會議通知、便函等可不作登記。
1.9.2.5在拆封登記時， 要按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目。
1.9.2.6一般應包括：收文日期、收文編號、來文單位、來文編號、來文摘由、附件密級。隨文附來的各種附件（包括文字、表格），要在專欄里將份數登記清楚。
1.9.2.7分文：來文經過登記手續后，按各部門分文，并要求簽收。
1.9.2.8分文、批辦、簽注意見時，一定要寫清楚主辦、協辦部門、
閱知部門；哪些領導、部門負責人閱知、閱批。
1.9.2.9凡是職責不清，難以確定主辦部門的文件，先由總經辦與有關部門聯系后確定主辦部門，如經聯系后仍不能解決的，則送請領導指定部門主辦。
1.9.3運轉1.9.3.1領導閱示。某部門辦的文：先領導，后其他部門。
1.9.3.2領導閱。某部門閱的文：先領導，后部門。
1.9.4 辦文
1.9.4.1承辦人收到文件后，擬辦文稿，連同來文一并提交領導審核簽發。
1.9.4.2來文如有前案，承辦人應將前案處理情況摘要說明。
1.9.4.3需要會辦會簽的公文，會辦會簽前，主辦部門必須與有關部門交換意見，取得一致意見后，由主辦部門負責迅速擬稿，并辦理會簽。
1.9.4.4如需以上級名義行文時，要求內容正確，注意公文體式和文字、標點，必須根據問題的性質、內容和涉及范圍，確定公文的文種、發放范圍（主送、抄報、抄送）、緩急程度（特急、緊急、急）、機密程度（絕密、機密、秘密）等。
1.9.5簽發
1.9.5.1凡以公司名義發出的公文，均由行政部擬稿、打印，核稿，總經理簽發。
1.9.5.2各部門發出的公文，由各部門專人擬稿、打印，部門主管核稿，辦公室主任簽發。
1.9.6 發文
1.9.6.1凡經領導簽發的公文，必須由行政部登記編號。發文登記按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目， 包括順序、發文日期、發往公司或部門、文件份數、密級等。
1.9.6.2文件封發時，應檢查份數，附件是否相符，是否蓋章，文件中的收文機關和信封上是否一致，檢查無誤后進行包封登記。并在文件原稿和發文簿上注明發出日期。
1.9.7 繕印和校對
1.9.7.1凡由行政部擬辦的各類公文、簡報、信息、會議日程、上報材料等由行政部擬稿，校對，并送公司董事長（總經理）核準
1.9.7.2各部門擬辦的各類公文、簡報、信息、上報材料等由各部門專人擬稿，部門負責人校對， 并送公司領導董事長（總經理）核準后，方可打印。
1.9.7.3公文打印按文件緩急程度依次排列，一般情況公文不超過兩天，急件必須當日完成。
1.9.8 文件遞送
1.9.8.1和收文人在同一區域內，可采取文件直接遞送，并且收文單位的收文人須在《發收文件登記表》上簽字確認。
1.9.8.2公司間的文件遞送可用傳真、郵寄（掛號信）、快遞。
1.9.9 傳真事項：
1.9.9.1所有傳真資料必須經責任部門負責人簽字（相關財務時，必須有財務總監簽字）。
1.9.9.2 清楚填寫“收發文確認單”，以回傳的確認單由行政部按日期統一歸檔。以便備查。
2.1郵寄事項：
2.1.1 如需郵寄、快遞的所有物品或資料，都須經部門負責人同意，由部門負責人通知前臺文員寄送。并在《信件/快遞發件登記表》以及快件底單上簽字確認。
2.1.2行政部負責各部門需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為5天；凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉，行政部負責統計未簽名之員工，并給予處罰；每次10元。
2.2 相關工作流程
2.2.1《發文管理流程》
2.2.2《收文管理流程》
2.2.3《文件、貨物收發管理流程》
2.3 相關記錄表格
2.3.1《收發文登記表》

公司行政管理制度
(一)總 則
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。
(二)檔案管理
第三條 歸檔范圍：
公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 檔案的借閱與索?。?
1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；
2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續；
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條 檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；
2.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。 (三)印鑒管理
第七條 公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。
第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。
第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
第十一條 蓋章后出現的意外情況由批準人負責。
(四)公文打印管理
第十二條 公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。
第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。
第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條 辦公用品的購發：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室；
2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回；
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用；
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好；
6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字；
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條 勞保用品的購發：
勞保用品的配給，由總經理辦公室根據各部、室的實際工作需要統一購買、統一發放。
(六)庫房管理
第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。
第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。
第十九條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。
第二十條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫。
第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準，辦理外借手續。
第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊及郵發管理
第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續。
第二十五條 報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統一保管、存檔備查。 第二十六條 任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經總經理辦公室主任批準。
(八)附則
第二十七條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發；
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經各部室主任批準，總經理辦公室登記后方可郵發。
第二十八條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究并提請總經理批復。
第二十九條 本規定解釋權歸總經理辦公室。
第三十條 本規定從發布之日起生效。